Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании

Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот. Это тот участок, где медленные решения и регулярно теряются важные отчеты. Страдать от бумажной неразберихи могут отделы производства, финансов, технологий.

Каждой сфере соответствуют определенные виды электронных архивов

Финансы и бухгалтерия. Архив финансовых документов представляет собой массив электронных образов финансово-бухгалтерской «первички»: договоров, накладных, счетов-фактур, платежных поручений. Обычно в коммерческих компаниях их накапливается настолько много, что хранение, систематизация и поиск превращаются в хаос. Создание этого вида электронных архивов решает четыре задачи: сохранность первичных документов, конфиденциальность, регулирование доступа, быстрый поиск по параметрам (наименованию контрагента, номеру договора и т.д.) 

Проекты и конструкторская документация. Такие виды электронных архивов документов актуальны для предприятий, которые создают в большом количестве пояснительные записки к проектам, сметы, чертежи, схемы.

Упорядочить наработки компании можно двумя способами:

• электронно-библиотечный указатель «адресов» документов (сами они остаются в бумажном формате);
• электронный архив – предпочтительнее, т.к. у всех участников процесса появляется мгновенный доступ к виртуальной копии. Так работать удобнее и быстрее. Плюс мы интегрируем его с программами, чтобы вносить изменения, сохраняя предшествующие версии. 

Техническая документация. Самый многообразный из видов электронных архивов документов – сюда входят моменты качества продукции, состояния оборудования, контроль сырья, гарантийные сроки. Виртуальные копии технических карт и инструкций прикрепляем к базам данных товаров, поступающего сырья, оборудования в цехах – вы получаете полную информацию о каждой единице оборудования или ассортимента в один клик. 

Кадры. Еще один пласт документации, изменение формата которой облегчит жизнь кадровикам и руководителям в поиске документов и принятии решений в сфере управления персоналом.

В этот вид электронных архивов входят: 

• трудовые книжки, дипломы, паспорта сотрудников;
• документы, создаваемые внутри системы (личные дела, приказы, соглашения, договоры). 

Нормативная и юридическая документация. Сюда входят договоры, стандарты, внутренние нормативные акты предприятия, схемы подчиненности, положения об отделах. 

Так выглядят основные виды электронных архивов документов и их особенности на практике. Мы готовы реализовать индивидуальные проекты, подобрать масштаб и глубину автоматизации, оптимальные для ваших задач.