Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании

Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот. Это тот участок, где медленные решения и регулярно теряются важные отчеты. Страдать от бумажной неразберихи могут отделы производства, финансов, технологий.

Каждой сфере соответствуют определенные виды электронных архивов

Финансы и бухгалтерия. Архив финансовых документов представляет собой массив электронных образов финансово-бухгалтерской «первички»: договоров, накладных, счетов-фактур, платежных поручений. Обычно в коммерческих компаниях их накапливается настолько много, что хранение, систематизация и поиск превращаются в хаос. Создание этого вида электронных архивов решает четыре задачи: сохранность первичных документов, конфиденциальность, регулирование доступа, быстрый поиск по параметрам (наименованию контрагента, номеру договора и т.д.) 

Проекты и конструкторская документация. Такие виды электронных архивов документов актуальны для предприятий, которые создают в большом количестве пояснительные записки к проектам, сметы, чертежи, схемы.

Упорядочить наработки компании можно двумя способами:

  • электронно-библиотечный указатель «адресов» документов (сами они остаются в бумажном формате);
  • электронный архив – предпочтительнее, т.к. у всех участников процесса появляется мгновенный доступ к виртуальной копии. Так работать удобнее и быстрее. Плюс мы интегрируем его с программами, чтобы вносить изменения, сохраняя предшествующие версии. 

Техническая документация. Самый многообразный из видов электронных архивов документов – сюда входят моменты качества продукции, состояния оборудования, контроль сырья, гарантийные сроки. Виртуальные копии технических карт и инструкций прикрепляем к базам данных товаров, поступающего сырья, оборудования в цехах – вы получаете полную информацию о каждой единице оборудования или ассортимента в один клик. 

Кадры. Еще один пласт документации, изменение формата которой облегчит жизнь кадровикам и руководителям в поиске документов и принятии решений в сфере управления персоналом.

В этот вид электронных архивов входят: 

  • трудовые книжки, дипломы, паспорта сотрудников;
  • документы, создаваемые внутри системы (личные дела, приказы, соглашения, договоры). 

Нормативная и юридическая документация. Сюда входят договоры, стандарты, внутренние нормативные акты предприятия, схемы подчиненности, положения об отделах. 

Так выглядят основные виды электронных архивов документов и их особенности на практике. Мы готовы реализовать индивидуальные проекты, подобрать масштаб и глубину автоматизации, оптимальные для ваших задач.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее