Оцифровка и сканирование документов
Сократите затраты на хранение и существенно упростите работу с документами
Быстрый поиск
Круглосуточный доступ
Сокращение площадей
Зачем проводить оцифровку
и сканирование документов

В современной действительности скорость работы и грамотное сокращение расходов являются одними из основных факторов успеха любой компании.

Благодаря оцифровке документов и их занесению в электронный архив, вы получите защищенный круглосуточный доступ из любой точки мира ко всем документам компании. Всего несколько кликов – и все документы перед вами, готовые к совместной работе сотрудников вашей компании.

Также перед передачей документов на внеофисное хранение, можно их оцифровать и тем самым сократить расходы на будущие обращения в хранилище. А работать при этом быстро и удобно – с электронными копиями переданных документов.


Кому выгодно воспользоваться
оцифровкой документов

Всем, кто внедрил систему документооборота или CRM. Оцифрованные документы, загруженные в систему, позволят работать в ней максимально быстро и удобно.

Тем, кому важно иметь в быстром доступе всю историю взаимодействия с контрагентами. Легко находить документы, относящиеся к нему.

Всем, у кого есть документы длительного хранения. В таком случае выгодно их передать в хранилище или государственный архив, но перед этим оцифровать и оставить при себе электронные копии для оперативной работы.

Всем, кто работает с проектно-сметной документацией.


Какие документы сканируют в первую очередь

Договоры c контрагентами по основной деятельности организации.
Финансовые бухгалтерские входящие/исходящие и документы.

Кадровые документы по личному составу длительного срока хранения.



Как проходит работа
Для удобной последующей работы с документами мы рекомендуем сперва провести систематизацию и архивацию, а затем оцифровку. Но в случае, если архивация вам не интересна, мы можем сразу перейти к оцифровке и сканированию.
01
Наши специалисты принимают документы
02
Расшивают папки, вынимают скрепки
и сканируют каждый лист
03
Заводят файлы: по названию документа
или по на званию папки
04
Зашивают документы и кладут в изначальные папки
05
Готовые оцифрованные документы
в электронном виде передаются вам
На выходе: документы в PDF, JPG, TIFF или в любом другом формате, полностью подготовленные для корректной загрузки конкретно в вашу электронную систему.
       Калькулятор стоимости архивных услуг


Технические особенности

Наши мощности позволяют сканировать до 100.000 листов в сутки

Сканирование производится, как правило, в черно-белом режиме при 300dpi и выше. Если есть необходимость сохранения иллюстрации и рисунков, то производится сканирование в цвете или в гра дациях серого.

С помощью специального программного обеспечения производится распознавание структуры документа и текста.

Программное обеспечение

Стоит отметить, что организация электронного архива может быть реализована на базе абсолютно любого программного обеспечения.

На этом этапе особенно важно правильно установить параметры программы, чтобы минимизировать ошибки.

Количество ошибок при организации электронного архива напрямую зависит от правильности реализации всех этапов – от сканирования до программного обеспечения.

Если после проведения оцифровки и сканирования документов вам также необходима установка программного обеспечения и ввод данных в систему – обращайтесь к нашим специалистам, мы проконсультируем вас по всем вопросам.

Гарантии
Оплата по факту
после завершения всех задач по архивации
Переделываем бесплатно
при обнаружении недочетов