Архивация документов
Архивация документов нужна тому, кто не хочет переплачивать за хранение документов а также тем, кому важно иметь быстрый доступ ко всем документам компании. В отдельных случаях она необходимо и по закону. Сам термин архивация может использоваться для разных потребностей. Например архивация документов в электронный вид или архивация с целью уничтожение документов с истекшими сроками.
Есть ли разница документ в электронном или бумажном виде
Архивация документов может проводиться как для документов на бумажных носителях так и для электронных . Общие принципы одинаковы разница только в методах и подходах. На сегодняшний момент одним из главных критериев архивации является срок хранения документов. И исходя из этого критерия проводятся необходимые архивные работы.
Какие документы архивируют в первую очередь
- Документы по личному составу с длительным сроком хранения. Это приказы о приеме, увольнение и переводе, личные карточки т2, трудовые договора и документы по зарплате.
- Финансовую и бухгалтерскую документацию со сроком хранения до пяти лет. Счета-фактуры, акты, накладные, банковские и кассовые документы.
- Договора и приложение к ним , так же документы срок хранение которых не истек
Как проходит работа
В 90% случаев проводится систематизация по хронологии и по видам документов с тем, чтобы обеспечить в будущем максимально удобный доступ ко всем документам компании. После распределение по видам и срокам хранения, составляется опись. Дополнительно возможна оцифровка и архивация в электронном виде. На документы, срок хранения которых истек Составляются акт в соответствии с законодательством, затем эти документы уничтожаются.
При архивации документов очень важный этап составляет правильное оформление дел. Так же не стоит забывать про составление описи к архивируемым документам, где будут указаны такие параметры, как: полное название, крайние даты дела, количество листов, срок хранения.
Когда актуально обращаться к нам
- нет своих ресурсов;
- необходимо провести работы быстро;
-
удобно делать расчёты в безналичной форме;
- нужны специалисты имеющий аналогичный опыт проектов.
Оказание услуг по архивации документов
Доверив архивацию профессиональным исполнителям, у вас никогда не возникнет проблем с проверяющими органами, и вы сможете исключить вероятность выставления в адрес организации не нужных штрафных санкций за беспорядочное ведение деловой документации. У наших сотрудников есть необходимый опыт работы с документами, поэтому все будет выполнено без ошибок и неточностей, в соответствии с действующим законодательством и существующими правилами.