Сшить документы: просто и эффективно

Сшить документы – значит, уменьшить их объём при хранении, добиться упорядоченности и систематизации в пределах дела, защитить документы от несанкционированного изменения (изъятия, добавления или замены листов), а также оформить их в соответствии с требованиями той или иной организации, куда подаются бумаги или в соответствии со внутренними стандартами компании.

Отметим, что сшить документы перед подачей или после исполнения – это совершенно нормальная и, более того, необходимая практика любого отдела компании, работающего с большим количеством бумаг. Чтобы пояснить необходимость сшивания документов приведём простой пример: постановление ФАС А56-24633 в 2007 году явно и недвусмысленно указало, что компания, не сшившая документы при их подаче, не может принимать участие в открытом государственном конкурсе.

Сшить документы самостоятельно достаточно тяжело: нужно сделать по проколы иглой, использовать крепкую нить и разместить сверху коленокор. Для того, чтобы сшивать более объёмные дела (50 и листов и выше) может потребоваться специальный дырокол. В случае, если переплёт документов необходим в очень больших объёмах, имеет смысл обращаться в специализированные архивные организации, осуществляющие эту услугу – или же в типографии, имеющие возможность выполнить различные виды переплёта на пружинах и на основе клея (обратите внимание, что в некоторых случаях такие документы не будут соответствовать общепринятым нормам переплёта для архивного хранения, но зачастую будут очень удобны в работе).

Вопрос как сшить документы встаёт и в случае использования компанией большого количества внутренней документации.

Примером может послужить необходимость сшивать многостраничные инструкции или иные технические бумаги. В этом случае наши методы являются оптимальными: прочность и качество переплётов будет на высоте.

Один из важных моментов, который не следует упускать из виду при необходимости сшить документы – это сохранение их читаемости. Одна из актуальных проблем современного архивного дела – это сканирование документов, прошитых неудобным образом. При достаточной толщине дела (сопоставимого с расстоянием до отверстий прошивки), сканирование документов, например, при переходе к электронному архиву организации становится достаточно непростым делом: требуется или применять специальную технику (увеличивающую цену работ) или же раскреплять, а затем повторно соединять документы.

Компания «Столичный Архивист» предлагает профессиональные услуге по сшивке (переплёту) документов.