Важность создания электронного архива документации

Архив документации предприятия, юридического или физического лица представляет собой огромную ценность. Он позволяет оценивать эффективность работы и показатели за предыдущие периоды, является источником для формирования справок, новых видов отчетов и других документов.

Проблема бумажных архивов

Многие архивы хранятся от 10 лет и до бесконечности, при этом в бумажном виде. В этой связи есть немало опасностей, грозящих именно бумажным документам:

• Насекомые, крысы
• Плесень
• Подтопление архивов, которые обычно располагаются в подвалах или полуподвалах зданий
• Пожары
• Естественная обветшалость документов от времени, выцветание бумаги
• Кражи, ошибки утилизации

Как правило, речь идет не о десятке-другом папок, а о сотнях и тысячах томов разнотипной документации, среди которой могут быть аудио- и видеозаписи, чертежи огромного формата на кальке, схеме, фотографии и т.д. Эра компьютеризации наступила не так давно, и большинство наработанной документации все еще пребывает в старом формате, хотя на каждом предприятии и разрабатывается инструкция по сканированию документов. Зачастую неработающая.

Услуги компании «Столичный Архивист»

Наша компания «Столичный Архивист» берется решить проблему бумажной документации путем ее перевода в электронный вид. Для работы у нас имеется четко разработанная инструкция по сканированию архива, учитывающая все нюансы документов. Так, хранению подлежит не только скан документа: мы проводим распознавание текста и учет его идентификационных и описательных полей. Это позволяет впоследствии проводить поиск нужного документа по дате его создания, по номеру, по типу и другим тегам, которые Вы можете задать самостоятельно. Обрабатываются все виды документов, возможно восстановление документации со старых типов носителей/

Электронная документация — это: 

• Небольшой архив, вмещающийся на любой современный носитель.
• Легкий поиск документа с помощью нашей программы.
• Многократное копирование, удаленный и многопользовательский доступ к нему.
• Защита архива паролями с разными уровнями доступа.
• Легкость пересылки по электронной почте в адрес контрагентов, надзирающих организаций, консультантов.

На самом деле, список положительных моментов и наших услуг гораздо длиннее, и это вполне понятно. Электронная документация легко копируется и восстанавливается, в то время как бумажная, будучи обработанной один раз, может храниться в защищенных помещениях, даже вне помещений компании.

Не доверяйте соблазну сэкономить!

Иногда руководители компаний, наслушавшись о простоте, которая несет инструкция по сканированию, решают ограничиться «малой кровью» и перекладывают ведение архива на плечи архивариуса, программиста или менеджера.

• Если для специалиста это дополнительная нагрузка, легко понять, с каким «энтузиазмом» он возьмется за работу.
• Если это нанятый человек, то придется платить 34% за него в Пенсионный фонд, зарплату. Он будет болеть или уходить в отпуск именно тогда, когда крайне нужен. И, помимо прочего, работа займет огромное количество времени и вряд ли будет выполнена качественно. Хотя бы потому, что многие типы документов требуют специальной или устаревшей аппаратуры.

Почему мы?

Наша компания не просто оцифровывает всю документацию быстро и качественно, но и осуществляет сверку документов из архива на соответствие их физическим копиям, как того требует наша инструкция по сканированию архива, внутренние инструкции. Наши услуги не так дороги, какими кажутся, так что есть смысл доверять столь важную работу профессионалам!