Утилизация документов

Начнем с того, что утилизация документов позволяет избавиться от ненужных скоплений бумаг, освободить часть дорожающего офисного пространства, не допустить утечку информации и прочее. Но сама по себе процедура утилизации документов не так проста, как могло бы показаться.

Аспекты утилизации документов

Есть некоторые аспекты, которые необходимо иметь в виду, проводя подготовку к уничтожению документов. Cамое главное, надо понимать, что утилизация документов никогда не должна проходить, если срок хранения документов не истёк, даже если компания ликвидируется. Документы могут понадобится, а их нет, дальше сценарий событий может быть самый неприятный.

Рециркуляция бумажных носителей

Рециркуляция бумажных носителей является адекватной альтернативой уничтожению документов. Но отправленные на переработку документы все равно обязательно подвергаются уничтожению. Никто складировать полученные документы и хранить их в течение долгого времени не будет — » они того не стоят». Именно поэтому перерабатывающие компании часто называют точную дату утилизации документов, а это иногда необходимо, например, в случае судебного разбирательства или аудита. Вот почему, с точки зрения управления рисками, переработка в качестве средства утилизации документов является сложившийся практикой.

Соблюдение экологических стандартов

В некоторых случаях, когда необходимо соблюдать экологические стандарты, документы могут перерабатываться после процедуры уничтожения. Для этого компания может заключить договор с фирмой, занимающейся и утилизацией документов, и их переработкой. В любом случае следует избегать фирм, которые пренебрегают соображениями информационной безопасности и преследуют лишь свои экономические интересы.

Какие виды документов обычно утилизируют:

• черновики, дубликаты;
• документы с истекшими сроками хранения (после проведения экспертизы ценности);
• бланки строгой отчетности.

Сохранение конфиденциальности информации

Важно помнить, что акт утилизации документов не освобождает архивные компании от своих обязательств по сохранению конфиденциальности информации. Большинство компаний, предлагающих такие услуги, имеют необходимое оборудование или используют арендуемое для утилизации документов. На нашей памяти неизвестны случаи, когда такие компании выкидывали бы бумаги. Это недопустимо, ведь владелец документов, в конечном счете, ответственен за их безопасность и, следовательно, должен сам напрямую выбирать поставщика услуг по утилизации документов.

Обеспечение информационной безопасности

Поскольку обеспечение информационной безопасности – это исключительно важный вопрос, недопустимо, чтобы персонал компании был ответственен за утилизацию некоторых документов. Здравый смысл подсказывает, что документы, связанные с порядком начисления заработной платы, трудовыми отношениями и правовыми вопросами, не должны уничтожаться служащими низкого уровня. Кроме того, следует защитить и ту информацию, которая была бы интересна конкурентам. Уничтожение таких документов должно входить в обязанности руководства компании.

Предоставление услуг по утилизации документов

Наша компания выполняет уничтожение документов, в том числе вывоз и конфиденциальную утилизацию. Вывоз бумаг производится в удобное для клиента время с помощью нашего автотранспорта, в том числе и в субботу. Также клиент сам может привезти документы к нам.