Услуги по оформлению архивных дел

Процесс оформления архивных дел и сдача их в архив — обязательное мероприятие для всех предприятий, холдингов и др. компаний. В результате делам обеспечивается сохранность, необходимые документы легко находятся, имеют превосходное состояние и содержатся в полном порядке. Наша компания проводит оформление архивных дел по всем номенклатурным правилам.

Правила оформления архивных дел

• документы систематизируются в хронологическом порядке;
• проводится переплет или прошивка бумаг. Все бумаги, входящие в состав дела, оформляются твердой обложкой с условием свободного прочтения любого документа. Во время предварительной подготовки важно удалить все крепежные элементы (скрепки, скобы и пр.). Каждое дело, для удобства, должно достигать до 250 страниц и толщины не более 4 см. В случае, если документов много, они должны разделяться по томам;
• листы пронумеровываются, согласно правилам: цифры — арабские, расположение — левый верхний угол;
• на отдельных листах, с указанием номеров, индексов и пр. меток документов, проводится внутренняя опись;
• формируется лист-заверитель, с обозначением количества всех подшитых страниц, перечнем отсутствующих листов и пр.;
• на обложке дела обозначаются крайние даты имеющихся документов, название, номер дела по порядку. Под крайней датой в делах, относящихся к распорядительной, творческой или иной документации, для которых чрезвычайно важна точная датировка, а также для дел из нескольких томов, понимается дата регистрации самого первого и самого последнего документов, включенных в общее дело. Крайней датой дела журнала регистраций, приказов и пр. станет календарная дата первой и последней записи.

При оформлении документов для постоянного хранения на обложке предусматривается место для названия Госархива, куда в дальнейшем будет перенаправлено это дело, обозначаются коды архива и организации.

Документы, имеющие особую ценность или неподходящие по формату

Все документы, имеющие особую ценность или неподходящие по формату, располагаются по отдельным коробкам, твердым папкам или запаковываются в плотный конверт, подшиваемый к остальным листам дела. Сюда же вкладывают невостребованные личные документы.

Изменения в заголовке дела

При необходимости в заголовок дела могут вноситься некоторые изменения, уточнения. Например, номера протоколов, приказов и т.д. Если дело включает в себя несколько томов, то обложка каждой части должна иметь общий заголовок, а также заголовок каждого тома.

Обращайтесь к профессионалам

Поскольку нарушение порядка хранения документов влечет за собой ответственность, следует обращаться в компании, профессионально решающие все вопросы, связанные с оформлением архивных дел до их сдачи в хранилище.

Что бы более подробно узнать об услуге звоните по телефону(495) 766-23-43 или оставьте запрос по адресу info@mosarchiv.ru