Управление электронными документами

Процесс организации электронного архива довольно сложный и трудоёмкий.

Электронный архив разбит на несколько составляющих частей:

• массив электронных документов (образовавшийся после сканирования «бумажного» архива)
• хранилище электронных документов
• система поиска в базе данных электронного архива 

Последние две составные части (хранилище электронных документов и система поиска) называются системой управления электронными документами. Давайте разберемся, как работает эта система. 

После сканирования документов архива производится ввод данных в карточки поиска базы данных

Это означает привязку электронных копий бумажных документов к системе поиска, т.е. по сути, ввод данных – это начало организации управления электронными документами. Наиболее стандартными полями поиска в электронном архиве являются название архивного документа, его тип, дата и номер. Но, как правило, этими четырьмя стандартными полями пользователи электронного архива не ограничиваются. После выслушивания пожеланий всех пользователей руководитель проекта должен принять решение — сколько дополнительных полей поиска нужно.

Для этого ему необходимо будет провести анализ затрат на ввод данных

Естественно, чем больше полей поиска в системе, тем легче будет найти конкретный электронный документ, но при большом количестве поисковых полей сам процесс создания электронного архива (и без того не быстрый) может затянуться. Здесь важно почувствовать ту самую золотую середину между количеством и качеством. Получается, что управление электронными документами в процессе создания электронного архива сродни искусству, основанному на тонком математическом расчете. 

Не последнюю роль играет размещение образов на сервере

При правильной организации файловой структуры можно чисто технически ускорить процесс доступа к данным электронного архива. Нельзя забывать и про резервное копирование, поскольку от форс-мажорных обстоятельств никто не застрахован, а потерять с таким трудом созданный архив не пожелаешь даже конкурентам. 

Но и это еще не все

При организации электронного хранилища документов также необходимо очень четко соблюдать привязку электронного документа к его бумажному оригиналу. Очень часто для этого в карточке поиска создается специальное поле, отвечающее за местонахождение оригинального документа в архивном хранилище. Это также очень удобно, если фирма пользуется услугой внеофисного хранения документов.

Электронная опись дел 

Для более удобного управления электронным архивом и поиска документов в нем стоит создать электронную опись дел.  Архивная опись – это справочник, помогающий архивариусу ориентировать в архиве. Электронная опись станет неким интерактивным справочником, с помощью которого пользователи электронного архива будут быстрее находить документы.