Упорядочивание документов в архиве с помощью научно-технической обработки документов

Нормальный ритм работы любой организации во многом зависит от качества делопроизводства. Систематическое упорядочивание документов необходимо как для службы управленческого аппарата, так и для кадровых, финансовых служб, а также всех остальных подразделений предприятия, работающих с документацией. Кроме того, важно регулярно проводить упорядочивание архива: систематизировать вновь поступившие на хранение документы и изымать для уничтожения документы с истекшим сроком хранения. Если же предварительно проведена научно техническая обработка архива, то последующая работа с ним будет легкой и эффективной.

Результат обработки документов

Научно-техническая обработка документов — это довольно сложный и трудозатратный процесс. Вместе с тем, он дает весьма качественный результат — полностью систематизированную документацию предприятия.

Систематизированная документация предприятия

С такой документацией легко работать, в ней молниеносно находятся все необходимые документы, и что важно, порядок в документах делает организацию безупречной перед лицом проверок любого уровня. Научно-техническая обработка документов предполагает тщательное, полистное изучение всего объема накопленной документации. В ходе него проводится экспертиза ценности каждого документа и распределение их на группы: для постоянного, долговременного (более 10 лет) и временного хранения, а также документов по личному составу. Отбираются только подлинники документов, а копии бумаг, не несущие никакой дополнительной информации, и дублирующие экземпляры документов — изымаются как лишние.

Этапы проведения обработки документов

Подобное упорядочивание документов сразу делает документальную собственность предприятия гораздо более компактной, рациональной и информативной. Однако для того, чтобы научно-техническая обработка архива и текущих бумаг была действительно квалифицированной, ее должны проводить специалисты архивного дела, сведущие в актуальных нормативах классификации документов по срокам хранения и способные констатировать ценность каждого документа в соответствии с постоянно меняющимся законодательством.

Упорядочивание архива

После процедуры экспертизы и первичной систематизации происходит собственно упорядочивание архива либо упорядочивание текущих документов путем формирования из них дел, снабженных внутренними описями, переплета дел, оформления их обложек по установленной форме. В каждой группе хранения формируется отдельный корпус дел. Также, научно-техническая обработка документов подразумевает составление описей дел (номенклатуры), а научно-техническая обработка архива включает еще, как правило, составление научно-справочного аппарата (написание предисловий, пояснений, справок), позволяющего эффективно пользоваться данным архивом.

Определенные стандарты и правила

Каждый из этих этапов подчиняется определенным стандартам и правилам, верно соблюсти которые возможно лишь имея постоянный практических опыт научно-технической обработки документов.

Доверить обработку архива специалистам

Крайне сложно качественно провести упорядочивание документов, занимаясь этим эпизодически, и потому сами сотрудники компании редко могут обеспечить удовлетворительный результат. Гораздо целесообразнее доверить научно-техническую обработку архива квалифицированным специалистам архивной службы. Это позволит сэкономить время и средства, так как при сдаче документов предприятия в государственный архив их научно-техническая обработка является обязательным требованием, и рациональнее делать эту работу один раз и качественно.