Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Уничтожение информации: документальное оформление

Практически в любой организации есть ряд данных, которые по тем или иным причинам подлежат уничтожению. К таковым относятся списки клиентов, статистические данные, проекты предложений, переписка, внутренние документы и устаревшие документы, срок хранения которых истёк. Уничтожение подобного рода информации - это возможность защититься от излишнего внимания со стороны конкурентов (в частности, промышленного шпионажа), а также обеспечить защиту данных (включая клиентские данные) от случайного раскрытия.

Штатная процедура для любого предприятия

Действующее законодательство подразумевает необходимость фиксации даты фактического уничтожения устаревшей информации с помощью двух документов: акта на уничтожение документации, выделяющего документы для утилизации, а также акта об уничтожении документов, подписываемого непосредственно компанией, фактически осуществившей утилизацию.

Важно обращать внимание на два основных пункта в этом процессе:

  • Утилизация обязательно должна фиксироваться актом об уничтожении документов. Это необходимо для отсутствия санкций со стороны проверяющих органов;
  • Должна выполняться проверка фактического уничтожение и слежение за тем, чтобы документы, выдаваемые компанией, передавались как можно быстрее. Речь идёт о том, что в случае обращения в компанию по утилизации возможна ситуация, когда документы отдаются в достаточно неповреждённом виде, сортируются сотрудниками компании без надлежащей защиты и хранятся на складах порой по несколько месяцев до момента уничтожения носителей.

Существует возможность уничтожения в присутствии заказчика

Важно понимать, что само наличия акта об уничтожении документов ещё не означает вашу юридическую защищённость: так, например, если клиентские данные всё же пострадали, ответственность ляжет на ваши плечи как руководителя, допустившего такое нарушение.

Следует с осторожностью выбирать компанию-исполнителя

Следует очень тщательно выбирать компанию, выполняющую уничтожение документов, в частности, уточнять, какое именно оборудование будет использовать - и отправлять ответственного сотрудника наблюдать за процессом утилизации.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее