Уничтожение информации: документальное оформление

Практически в любой организации есть ряд данных, которые по тем или иным причинам подлежат уничтожению. К таковым относятся списки клиентов, статистические данные, проекты предложений, переписка, внутренние документы и устаревшие документы, срок хранения которых истёк. Уничтожение подобного рода информации — это возможность защититься от излишнего внимания со стороны конкурентов (в частности, промышленного шпионажа), а также обеспечить защиту данных (включая клиентские данные) от случайного раскрытия.

Штатная процедура для любого предприятия

Действующее законодательство подразумевает необходимость фиксации даты фактического уничтожения устаревшей информации с помощью двух документов: акта на уничтожение документации, выделяющего документы для утилизации, а также акта об уничтожении документов, подписываемого непосредственно компанией, фактически осуществившей утилизацию.

Важно обращать внимание на два основных пункта в этом процессе:

• Утилизация обязательно должна фиксироваться актом об уничтожении документов. Это необходимо для отсутствия санкций со стороны проверяющих органов;
• Должна выполняться проверка фактического уничтожение и слежение за тем, чтобы документы, выдаваемые компанией, передавались как можно быстрее. Речь идёт о том, что в случае обращения в компанию по утилизации возможна ситуация, когда документы отдаются в достаточно неповреждённом виде, сортируются сотрудниками компании без надлежащей защиты и хранятся на складах порой по несколько месяцев до момента уничтожения носителей.

Существует возможность уничтожения в присутствии заказчика

Важно понимать, что само наличия акта об уничтожении документов ещё не означает вашу юридическую защищённость: так, например, если клиентские данные всё же пострадали, ответственность ляжет на ваши плечи как руководителя, допустившего такое нарушение.

Следует с осторожностью выбирать компанию-исполнителя

Следует очень тщательно выбирать компанию, выполняющую уничтожение документов, в частности, уточнять, какое именно оборудование будет использовать — и отправлять ответственного сотрудника наблюдать за процессом утилизации.