Уничтожение документации

Уничтожение документации производится в тот момент, когда её хранение становится более неактуальным.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Каждый документ компании имеет свой определённый законом срок хранения: как правило, он составляет несколько лет. Когда этот срок истекает, содержать документ в архиве смысла более нет – и при накоплении некоторой массы документов (так как проверки обычно производятся раз в несколько месяцев) выполняется массовое уничтожение документации. Обычно документы просто складываются в специальные контейнеры и передаются сторонней компании на уничтожение.

Уничтожение документов не подлежащих хранению

Второй аспект уничтожения документации – это работа с текущими документами компании, не подлежащими хранению. К примеру, к таковым могут относиться те или иные списки персонала, внутренняя техническая документация, использованные записные книжки, черновики договоров и другие бумаги, не предназначенные для третьих лиц.

Причина уничтожения документов не подлежащих хранению

Уничтожение такой документации необходимо по той причине, что утечка любой внутренней информации компании фактически создаёт брешь в системе безопасности.Более того, на основе многофакторного анализа подобной документации можно сделать выводы о финансовых и маркетинговых планах компании, её разрабатываемых технологиях и другой коммерческой информации.

Опасность информационной безопасности

Самый опасный предмет с точки зрения информационной безопасности – обычная мусорная корзина для бумаг. По сути, важнейшая информация компании аккуратно складывается в эту корзину, выносится за пределы защитного периметра и передаётся в руки третьим лицам. Фактически, это то же самое, что отправлять свою секретную документацию почтой конкурентам – согласитесь, далеко не лучший способ соблюдать коммерческую тайну.

Устройств для уничтожения информации

Именно поэтому на рынке предлагается большое количество устройств для уничтожения информации. Для бумаги используются шредеры разной степени секретности (чем мельче получаемое «конфетти», тем лучше); для дисков – специальные установки с относительно мощными и быстрыми лазерами, приводящими поверхность в зеркальное состояние; для магнитных носителей – электромагнитные ударники (как правило, запускаемые либо по тревожной кнопке, либо выполняемые в виде шкафчика), бачки с активными химическими веществами и банальные молотки. Да-да, именно молоток зачастую оказывается наиболее надёжным способом уничтожения информации в электронном виде: поэтому архивист, ожесточённо наносящий удары по корпусу жесткого диска с уничтожаемой информацией или же по стопке дисков уже не смотрится так дико, как пять лет назад.

Гарантия безопасности информации

«Зачем уничтожать сами носители, когда можно просто стереть информацию?» — спросите вы. Поясним: всегда существует шанс восстановления любой удалённой информации – и именно уничтожение носителя позволяет добиться полного уничтожения документации в тех случаях, когда это действительно важно.