Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Учет возвращенных и невозвращенных документов c помощью электронного архива

Не так-то просто уследить за возвратом счетов-фактур, накладных и прочих бумаг, которые ежедневно скапливаются десятками. А если речь идёт о крупной компании – то и сотнями. Не хочется «убивать» несколько часов в неделю на учет невозвращённых документов. С другой стороны, нельзя упускать ситуацию из-под контроля. Как быть?

На сегодня решение только одно – электронный архив 

С ним учет возвращенных документов максимально автоматизирован, от Вас же требуется минимум усилий. Если провести параллель с ведением домашнего хозяйства, то обычный учет невозвращённых документов напоминает ручную стирку, а учет с помощью электронного архива – стирку в машинке. Закладываем вещи, выбираем режим и нажимаем кнопку. Так же и с электронным архивом.

Как именно происходит автоматизированный учет невозвращённых документов? 

Схема такова:

  1. Каждому первичному документу Вашей 1С-системы присваивается штрих-код.
  2. Контрагенты возвращают подписанные и заверенные документы.
  3. Полученные бумаги проходят потоковое сканирование (в течение 7 минут сканируется порядка 100 бумаг).
  4. Каждый скан-образ автоматически распознаётся по штрих-коду и поступает в 1С-систему на своё место.

В любой момент можно проверить, все ли первичные документы отсканированны 

Эта проверка наглядно продемонстрирует Вам пробелы архива. Такой учет невозвращённых документов не только удобен, но и своевременен. Поскольку недостающие документы Вы с лёгкостью обнаружите не через месяц-два, а сразу, Ваши контрагенты без труда предоставят Вам нужные бумаги, не успевшие затеряться.

 Учет документов проводится, введя любые нужные Вам параметры:

  • по контрагенту
  • по дате
  • по типу документов

Согласитесь: один-единственный раз позвонить контрагенту и перечислить абсолютно все его «долги» по невозвращённым документам – это очень удобно. Чем перезванивать каждый раз, не досчитавшись одной-двух накладных, и это при нынешней дороговизне связи.

Кстати о выгоде

Опыт компании «Столичный Архивист» показывает: затраты на электронный архив окупаются уже через 6 месяцев после его введения в работу. Не говоря об экономии времени и трудозатрат – это не поддаётся исчислению. Скажем лишь, что разница колоссальная.

Почему мы

Обладая большим опытом перевода московских предприятий на электронный архив, мы с удовольствием поможем и Вам. Поскольку нашими Клиентами успели побывать и небольшие компании, и крупнейшие предприятия, мы быстро сориентируемся в ситуации и переведём фирму на «электронные рельсы» в минимальный срок. Поэтому ни малейших простоев в Вашем бизнесе не возникнет.

Упростите учет невозвращенных документов и другие трудоёмкие процессы вместе со «Столичным Архивистом»!

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее