Учет возвращенных и невозвращенных документов c помощью электронного архива

Не так-то просто уследить за возвратом счетов-фактур, накладных и прочих бумаг, которые ежедневно скапливаются десятками. А если речь идёт о крупной компании – то и сотнями. Не хочется «убивать» несколько часов в неделю на учет невозвращённых документов. С другой стороны, нельзя упускать ситуацию из-под контроля. Как быть?

На сегодня решение только одно – электронный архив

С ним учет возвращенных документов максимально автоматизирован, от Вас же требуется минимум усилий. Если провести параллель с ведением домашнего хозяйства, то обычный учет невозвращённых документов напоминает ручную стирку, а учет с помощью электронного архива – стирку в машинке. Закладываем вещи, выбираем режим и нажимаем кнопку. Так же и с электронным архивом.

Как именно происходит автоматизированный учет невозвращённых документов?

Схема такова:

Каждому первичному документу Вашей 1С-системы присваивается штрих-код.
Контрагенты возвращают подписанные и заверенные документы.
Полученные бумаги проходят потоковое сканирование (в течение 7 минут сканируется порядка 100 бумаг).
Каждый скан-образ автоматически распознаётся по штрих-коду и поступает в 1С-систему на своё место.

В любой момент можно проверить, все ли первичные документы отсканированны

Эта проверка наглядно продемонстрирует Вам пробелы архива. Такой учет невозвращённых документов не только удобен, но и своевременен. Поскольку недостающие документы Вы с лёгкостью обнаружите не через месяц-два, а сразу, Ваши контрагенты без труда предоставят Вам нужные бумаги, не успевшие затеряться.

Учет документов проводится, введя любые нужные Вам параметры:

по контрагенту
по дате
по типу документов

Согласитесь: один-единственный раз позвонить контрагенту и перечислить абсолютно все его «долги» по невозвращённым документам – это очень удобно. Чем перезванивать каждый раз, не досчитавшись одной-двух накладных, и это при нынешней дороговизне связи.

Кстати о выгоде

Опыт компании «Столичный Архивист» показывает: затраты на электронный архив окупаются уже через 6 месяцев после его введения в работу. Не говоря об экономии времени и трудозатрат – это не поддаётся исчислению. Скажем лишь, что разница колоссальная.

Почему мы

Обладая большим опытом перевода московских предприятий на электронный архив, мы с удовольствием поможем и Вам. Поскольку нашими Клиентами успели побывать и небольшие компании, и крупнейшие предприятия, мы быстро сориентируемся в ситуации и переведём фирму на «электронные рельсы» в минимальный срок. Поэтому ни малейших простоев в Вашем бизнесе не возникнет.

Упростите учет невозвращенных документов и другие трудоёмкие процессы вместе со «Столичным Архивистом»!