Учет в архиве организации

Многим кажется, что после передачи документов в архив, работа с ними завершена. Однако такое мнение ошибочно. Инвентаризация архива и учет в архиве организаций содержащихся там документов — необходимые процессы, без которых архив не сможет правильно функционировать.

С какой целью необходимо проводить учет в архиве организации?

В первую очередь, эта процедура помогает оценить состояние дел, переданных на архивное хранение. Это особенно важно в тех случаях, когда существует угроза механического повреждения документации или возможность несанкционированного доступа к архиву и, как следствие, похищения различных ценных документов. То есть, учет документов и строгий контроль над их выдачей, снижают риск утечки конфиденциальной информации почти до ноля.

Полное представление о хранящихся в архиве документах

Так как в архив поступают дела не только постоянного и долговременного хранения, но и дела временного хранения, учет помогает определить документы, пригодные к уничтожению. После выявления подобных дел, ответственный сотрудник архива оформляет соответствующий акт и направляет документацию на уничтожение.

Необходимость переформирования или изъятия дел

В этом случае учет в архиве организации незаменим. Он позволяет отследить внесенные изменения и зафиксировать их документально в специальном перечне.

Процедура учета облегчает работу с архивными документами

Учет в архиве организаций выполняет не только задачи по отслеживанию состояния дел, но и является обязательной, нормативно закрепленной, процедурой. В том случае, если он не будет проводиться, возможно появление различных нарушений (например, недостача указанных в архивном перечне документов, наличие дел с закончившимся сроком). При любой проверке эти нарушения могут быть выявлены. Как следствие, к организации — владелице архива, будет принят ряд административных мер.