Цель и основные принципы создания электронных архивов

Цель электронного архива обеспечить длительное хранение документов, не теряя при этом оперативности при работе. Преимуществом такого подхода к архиву, является относительно небольшие финансовые затраты, при обеспечении достаточной надежности и быстрый доступ к данным.

Проблемы архивного хранения:

наличие помещения;
возможность восстановления в случае порчи документов;
поступающие документы.

Этапы создания электронного архива

Задача по созданию электронного архиваподразумевает под собой осуществление следующих основополагающих этапов:

план проведения работ по созданию электронного архива;
выбор программно-аппаратного комплекса для хранения документов;
проведения работ.

Сбор и анализ информации

Для выбора оборудования и программного обеспечения необходимо вначале собрать данные о количестве документов в архиве учреждения, среднем количестве страниц в деле, а также средний прирост дел в месяц. Исходя из условия, что размер отсканированной страницы в среднем равен 150 Кб (формат JPG) можно произвести примерный расчет размера архивов учреждения на текущий момент и спрогнозировать его рост на 10 лет. Если известен, средний прирост документов в месяц, то можно рассчитать ежемесячный прирост размера электронного архива. Данные по размеру электронного архива потребуются при выборе оборудования для создания электронного хранилища.

Организация электронного хранилища

Основное требование к электронному хранилищу – обеспечение надежного хранения информации. Помимо обеспечения механизма надежного хранения система должна оперативно, по запросу пользователя, предоставлять требуемые данные.

Варианты

1. Для небольших учреждений.

В качестве электронного хранилища документов предлагается использовать сервера с RAID массивом на основе HDD SATA размером до 500 Mb. Резервное копирование производится посредством МО-носителей. Резервные копии хранятся в учреждении. Сервера должны быть обеспечены оборудованием поддержания бесперебойной работы серверной части.

2. Для больших массивов информации.

В качестве электронного хранилища документов предлагается использовать сервера с RAID массивом на основе HDD SATA размером до 1,75 Tb.

Преимуществами данного решения являются относительно небольшие финансовые затраты, при обеспечении достаточной надежности хранения и сверхоперативный доступ к данным.

3. Облачное хранение.

Этот вариант имеет преимущество в возможности экономии на инфраструктуре.