Сшивка документов

У многих новичков в работе с делопроизводством часто возникает вопрос: а для чего нужна сшивка документов. И действительно — а зачем, ведь можно просто сложить их в стопочку или в папку и убрать в шкаф. Однако, уже в течение многих лет большинство организаций предпочитают прибегать к сшивке.

Почему? Попробуем ответить на этот вопрос:

• во-первых, сшивка документов незаменима при архивном хранении за счет того, что позволяет уменьшить объем занимаемого документацией пространства. А это, в свою очередь, позволяет уменьшить расходы на аренду и содержание архивных помещений;
• во-вторых, сшивка документов используется не только для архивного хранения. Она удобна и при внутреннем использовании различных бумаг в компании (например, при использовании разнообразных инструкций). При передаче документации клиентам, сшивка предает делам более собранный и презентабельный вид;
• в-третьих, она существенно облегчает работу с большим объемом бумаг. Сшивка документов позволяет систематизировать дела, фиксировать порядок и состояние документации в нужной вам форме;
• в-четвертых, часто, при передаче различных бухгалтерских, юридических, кадровых и иных документов в другие организации, одним из непременных условий принятия их в работу является то, что они прошиты. При отсутствии сшивки у вас просто могут отказаться принять документацию;
• в-пятых, сшивка документов может быть использована в качестве защиты важных документов от внесения несанкционированных изменений. Вы точно будете знать, что бумаги из дела не изымались и не добавлялись в него. Такой эффект достигается за счет того, что сшивку можно опечатать.

Специальное оборудование

В организациях сшивка документов обычно производится вручную при помощи бумаги, клея, толстой иглы и прочных ниток. Однако, из-за различной толщины встречающихся дел, документы не всегда можно сшить вручную. На этот случай существует специальное оборудование, которое позволяет сшить стопки бумаги толщиной до десяти сантиметров.