Как правильно определить сроки хранения договоров

Каковы сроки хранения договоров - это вопрос, который задаётся специалистам нашей компании практически постоянно. Дело в том, что в законодательстве нет прямых ссылок на конкретные сроки хранения договоров, поэтому для ответа на этот вопрос потребуется просмотреть ряд документов.

Перечень типовых управленческих документов

Итак, начнём с перечня типовых управленческих документов: практически все документы хранятся 5 лет. Исключение составляют договоры купли-продажи ценных бумаг - они хранятся 10 лет. Однако на текущий момент большинство подобных ссылок утратило силу, то есть данные о них имеют чисто умозрительную ценность.

Недостатки максимального срока хранения договоров:

  • Первый - это необходимость дополнительных затрат на хранение в архивной организации или в собственных помещениях компании.
  • Второй - это практика уничтожения документов, утративших силу в целях обеспечения конфиденциальности и юридической защищённости компании.

Таким образом, при определении стандартного срока хранения договора (3 года, 5 лет или 10 лет) рекомендуется обращаться в архивную компанию для уточнения.

Варианты, как навести порядок в договорах:

  • Отсканировать договора и создать электронную базу.
  • Сделать опись на имеющиеся договора.

Вся исходящая переписка хранится в компании в течении определённого срока

То же самое касается договоров - обычной практикой является срок хранения 5 лет для обычных и 10 лет - для заключённых с иностранными партнёрами. Кадровые договоры хранятся 75 лет. При необходимости определения срока хранения конкретного договора, не описанного в нормативах, рекомендуется обратиться к архивистам. Для этого потребуется определение деловой функции документа, оценить риски при нарушении сроков хранения (преждевременном списании документов), а также определить рекомендуемый срок хранения бумаг.

Для точной оценки срока хранения документа требуется сопоставить множество разнообразных документов. В каждом конкретном случае срок хранения может достаточно сильно отличаться, поэтому при экспертизе ценности документов проводятся тщательные функциональные исследования всех бумаг.

       Калькулятор стоимости архивных услуг