Срок хранения трудовых договоров работников

Трудовой договор подтверждает, что работник и работодатель вступили между собой в трудовые отношения. Данный документ юридически оформляет права и обязанности обеих сторон трудового процесса, что дает основания отнести его к документам с длительным сроком хранения. Трудовые договоры составляются в двух экземплярах и обрабатываются наряду с прочими документами по личному составу. Чаще всего остающиеся в организации экземпляры подшивают в личные дела сотрудников и оставляют на текущем хранении в отделе кадров. Вопросы насчет сроков их архивного хранения возникают при увольнении работника либо ликвидации самой фирмы. Рассмотрим необходимые шаги в том и другом случае.

При увольнении сотрудника

В случае увольнения трудовые договоры архивируются и вместе с другими документами по личному составу подшиваются в отдельные папки. В маленьких фирмах, где рабочий коллектив невелик, одна подобная папка создается сразу на несколько лет. На крупных предприятиях с интенсивной текучкой кадров ежегодно приходится заводить новую папку – документы в нее подшиваются в алфавитном порядке.

Не все так просто

Срок хранения трудовых договоров, заключенных до 2003 года, установлен в 75 лет. Этот норматив действует и по отношению к трудовым соглашениям и договорам подряда, не вошедшим в состав личных дел. Отсчет срока начинается с 1 января следующего года – эта дата принимается за момент формирования дел. Документы, созданные с 2003 года, хранятся 50 лет. Впрочем, организация вправе хранить документы по старинке — в течение 75 лет, важно лишь не уничтожать документы раньше, чем истечет установленный законодателем полувековой рубеж.

При банкротстве или ликвидации предприятия

В этом случае последовательность действий зависит от наличия у ликвидируемой организации правопреемника. Если он есть, то подготовленные документы передаются на хранение в его архив. Так же поступают при отсутствии правопреемника, но наличии вышестоящей организации. Если нет ни правопреемника, ни головной структуры, то документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются в государственный или муниципальный архив. Подготовкой их к передаче должны заниматься члены ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий. Сроки хранения трудовых договоров в государственном или муниципальном архиве остаются прежними – 75 лет начиная с момента формирования дел.