Срок хранения кассовых документов в архиве организации
Эта задача — одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.
Туда входят:
- Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
- Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации. После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.
- Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
- Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.
Сроки хранения
Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет. Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством). В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно. Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, — проконсультируйтесь у наших сотрудников.
Важные нюансы хранения кассовых документов
- Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
- Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
- После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
- Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
- Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.
Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.