Списание документов

В бухгалтерии и отделе кадров накапливается очень много различных документов. Это могут быть первичные документы, приказы по личному составу, архивные документы. Думаю, не найдется такой организации, в которой среди всей этой архивной документации не будет документов с истекшими сроками хранения. Эти документы должны подвергаться процедуре списания документов и последующего уничтожения документов (шредирования).

Списание документов неотъемлемая часть делопроизводства

В теории и практике архивного дела списанию документов также уделяется большое внимание. Регулярно проводятся лекции и практические семинары, посвященные списанию архивных документов и выделению документов к уничтожению. В любом случае перед списанием документов необходимо провести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов выявляет, какие документы нужно будет списать и уничтожить.

Вот основные этапы списания документов:

  • проведение экспертизы ценности документов;
  • выделение документов к уничтожению;
  • составление описей дел, передаваемых на хранение;
  • уничтожение документов (шредирование).

В бумажном виде хранится много конфиденциальной информации, содержащей коммерческую тайну или ноу-хау. Для уменьшения возможности утечки конфиденциальной информации такие документы нужно правильно уничтожать.

Шредирование - основной способ уничтожения документов

Но уничтожать конфиденциальную информацию нужно еще более осторожно, чем обычные кадровые или бухгалтерские документы. Списание документов, содержащих важную информацию, нужно проводить более тщательно, чтобы не уничтожить документы, не утратившие силы. Рассмотрим другой аспект процедуры списания документов.

Документы с истекшими сроками хранения занимают много места:

  • Во-первых, платится аренда за хранение ненужных документов
  • Во-вторых, при большом количестве документации подчас не так просто найти действительно нужный документ

На поиски тратится драгоценное рабочее время. Таким образом, списание документов сокращает издержки и повышает эффективность работы сотрудников. Стоит заметить, что стоимость списания документов в разы меньше, чем зарплата многих сотрудников и аренда офисных площадей.

       Калькулятор стоимости архивных услуг