Составление описи документов

Опись документов – смысл и порядок. Составление описи документов является важным этапом в работе с ними. Однако, у обывателей часто возникают вопросы: что это вообще такое и почему это столь необходимо?

Составление архивного справочника

Прежде всего, составление описи документов – это создание архивного справочника, который предназначен для раскрытия содержания и состава дел, а так же их учета. Опись является базовым документом, на основе которого, в дальнейшем, составляются архивные каталоги, путеводители, указатели и обзоры.

Правила составление описи документов

Как и все делопроизводство, составление описи документов подчиняется определенным правилам и нормам. Опись любого документа обязательно должна включать в себя следующие пункты:

• описательная статья,
• итоговая запись,
• лист-заверитель,
• справочный аппарат.

Важность документов

При описи документации особо учитывается важность той или иной бумаги. Но не стоит забывать, что составление описи документов, в первую очередь, подчиняется структурному принципу или хронологическому порядку. А самым распространенным способом составления является совмещение этих двух вариантов. То есть, изначально документы описываются в хронологическом порядке, а далее, согласно структурным подразделениям, формируется опись дел.

Когда ещё необходима опись

Опись необходима не только для хранения дел в архиве компании. Она обязательна в случае передачи дел на хранение в муниципальные и государственные архивы. Любой архив подобного уровня просто откажется работать с Вашими делами в случае её отсутствия. Помимо этого, опись документов значительно облегчает процесс работы с ними – гораздо легче найти нужную документацию по архивному каталогу, чем перебрать миллион различных бумажек.

Качество работ

Из всего сказанного следует, что составление описи документов – дело необходимое и непростое. Ведь определяющим при составлении описи документов является не только формальное выполнение всех требований, но и качество составления.

Обращайтесь к профессионалам

При возникновении сложностей с составлением описей, мы советуем Вам обратиться к профессионалам. Разве кто-то сможет разобраться лучше во всех тонкостях, чем профи с многолетним опытом работы подобного характера!