Составление описи документов

Опись документов – смысл и порядок. Составление описи документов является важным этапом в работе с ними. Однако, у обывателей часто возникают вопросы: что это вообще такое и почему это столь необходимо?

Составление архивного справочника

Прежде всего, составление описи документов – это создание архивного справочника, который предназначен для раскрытия содержания и состава дел, а так же их учета. Опись является базовым документом, на основе которого, в дальнейшем, составляются архивные каталоги, путеводители, указатели и обзоры.

Правила составление описи документов

Как и все делопроизводство, составление описи документов подчиняется определенным правилам и нормам. Опись любого документа обязательно должна включать в себя следующие пункты:

  • описательная статья,
  • итоговая запись,
  • лист-заверитель,
  • справочный аппарат.

Важность документов

При описи документации особо учитывается важность той или иной бумаги. Но не стоит забывать, что составление описи документов, в первую очередь, подчиняется структурному принципу или хронологическому порядку. А самым распространенным способом составления является совмещение этих двух вариантов. То есть, изначально документы описываются в хронологическом порядке, а далее, согласно структурным подразделениям, формируется опись дел.

Когда ещё необходима опись

Опись необходима не только для хранения дел в архиве компании. Она обязательна в случае передачи дел на хранение в муниципальные и государственные архивы. Любой архив подобного уровня просто откажется работать с Вашими делами в случае её отсутствия. Помимо этого, опись документов значительно облегчает процесс работы с ними – гораздо легче найти нужную документацию по архивному каталогу, чем перебрать миллион различных бумажек.

Качество работ

Из всего сказанного следует, что составление описи документов – дело необходимое и непростое. Ведь определяющим при составлении описи документов является не только формальное выполнение всех требований, но и качество составления.

Обращайтесь к профессионалам

При возникновении сложностей с составлением описей, мы советуем Вам обратиться к профессионалам. Разве кто-то сможет разобраться лучше во всех тонкостях, чем профи с многолетним опытом работы подобного характера!

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее