Систематизация информации: проблема перехода в электронную форму

С точки зрения человека, достаточно далёкого от архивной сферы, перевод документов в электронную форму осуществляется очень просто: достаточно переснять или отсканировать бумаги либо ввести их содержимое вручную. Разумеется, это занимает массу времени и отнимает ресурсы архивов, но рано или поздно для обеспечения сохранности документов это потребуется.

Систематизация документов

Однако очень часто не учитывается другая особенность хранения документов в электронном виде, а именно вопрос систематизации информации. Пока данных не очень много и количество единиц хранения исчисляется сотнями или тысячами, особых сложностей не возникает. Когда их количество переваливает за возможности непосредственного физического поиска, начинает требоваться систематизация информации, позволяющая реализовать хранение как на низком уровне, так и доступ на высоком.

Нюансы при расчете

Проще говоря, это означает один простой, но очень важный факт: при расчёте сметы на перевод крупного архива в электронный вид следует учитывать не только стоимость преобразования документов в цифровую форму, но и стоимость разработки и внедрения ПО, которая, зачастую, может существенно превышать стоимость работ по оцифровке. Следует также чётко понимать, что документ в цифровой форме и электронный документ — это два разных понятия: в первом случае рассматривается информационная единица как таковая, а во втором — часть более крупного комплекса, обладающая не только собственной информацией, но и связями с другими информационными единицами.

Выбор программного обеспечения

Обычная практика формирования электронных архивов сегодня подразумевает использование какого-либо готового решения, применяемого в качестве основного «движка». В случае типовых коммерческих архивов подобное решение вполне оптимально — но если требуется провести систематизацию информации более сложного типа, например, в архиве мультимедийных носителей, то от используемого ПО зависит сама возможность эффективного использования данных как таковых. В случае, если на этапе осмечивания проекта не учесть этого факта, работа архива окажется под угрозой.