Систематизация документов

В любой организации в процессе деятельности неизбежно накапливается огромное количество документации, кадровой, бухгалтерской, коммерческой, технической и т.д. В итоге, при необходимости найти во всем этом массиве, определенный документ бывает очень сложно. Сотрудники вынуждены тратить на поиски не систематизированных документов уйму времени вместо того, чтобы использовать его более рационально.

Регулярно производите систематизацию документов

Чтобы избежать подобного беспорядка в документации и всех нежелательных последствий с этим связанных, необходимо регулярно производить систематизацию документов. Это позволит упорядочить и отсортировать по типу и дате всю имеющуюся документацию, предотвратит утерю документов, в разы облегчит поиск нужной бумаги.

Каков порядок систематизации документов?

Процедура систематизации - отнюдь не простое «перекладывание» бумаг по стопкам. Систематизация документов - процесс сложный, кропотливый, который к тому же подчинен строгому регламенту, поэтому проведение систематизации документов может быть доверено лишь квалифицированному персоналу.

Классификацию всей документации

Прежде всего, порядок систематизации документов предполагает классификацию всей документации по различным критериям: направлениям, типу, временному промежутку и т.п. в зависимости от того, как будет удобнее для данной конкретной организации (или отдельных ее служб) с учетом вида деятельности. Далее отсортированные документы подшиваются в отдельные папки, каждой присваивается определенное название и приклеивается этикетка с краткой информацией о содержимом папки.

Методы систематизации документов

Именно схема расположения и классификации документов является основой архива, по которому затем составляется опись и каталоги. Традиционно документы распределяются в дела, которые систематизируются по алфавитному или тематическому указателю. Наиболее внимательного отношения требует выбор метода систематизации документов в дела.

Основные признаки систематизации документов.

Отчеты, акты, приказы и другие бумаги распределяются в дела на основе следующих признаков:

  • Номинальный. Документы классифицируются по формату: акты, приказы, постановления, протоколы, отчеты распределяются по видовому признаку. Наиболее оптимален данный метод классификации для распорядительной документации.
  • Хронологический. Данный метод систематизации документов идеален при разработке архива бухгалтерских и налоговых отчетов. В этом случае все бумаги распределяются по отчетным периодам.
  • Предметно-вопросный. Проектная, бухгалтерская и юридическая документация может быть объединена в папку, посвященную определенному проекту, сделке, направлению деятельности. Типичный пример - документация по конкретному строительному объекту.
  • Географический. Данный метод систематизации документов целесообразен для фирм, работающих с клиентами из разных регионов, имеющих филиалы, территориально отдаленные друг от друга, или осуществляющих деятельности в разных населенных пунктах.
  • Авторский. Если над определенными документами работает один автор или авторский коллектив, можно систематизировать бумаги именно по этому признаку. Как правило, речь идет об архиве научного института, отдела разработок, компании, работающей в медиа-сфере и т.д.
  • Корреспондентский. При формировании архива переписки с определенными корреспондентами (клиентом, партнером, спонсором и т.д.), документы систематизируют по названию фирмы или имени лица, с которым проводилась переписка.
  • Экспертный. Экспертный признак учитывают в обязательном случае, если речь идет о классификации бумаг на документы постоянного или временного хранения.

Иные методы систематизации

При необходимости можно разработать и воплотить в жизнь иные методы систематизации документов.

Основные принципы выбора метода

Основным принципом, на который необходимо ориентироваться при выборе метода систематизации документов является удобство и простота работы с документами. Вне зависимости от его объема, числа документов и дел, в основе архива должна лежать предельно понятная схема.

Систематизация документов длительного срока хранения

Систематизация документов, подлежащих длительному или бессрочному хранению, предполагает следующие свойства:

  • Совместимость с другими системами классификации документов, то есть отсутствие противоречий с основным справочным аппаратом архива.
  • Активное использование метаданных, сохраняемых в различных частях информационной системы архива, то есть систематизация по внешним данным о документе и носителе.
  • Целостность информации об объекте, то есть возможность построение единой сводки о нём.

Заключительные этапы систематизации

После того, как была закончена классификация документов, услуги по систематизации документов еще не считаются полностью оказанными. Необходимо еще составить перечень наименований всех документов(номенклатуру), который будет являться своеобразным гидом по архиву. После этого последует заключительный этап – индексирование документов.

Оказание услуг по систематизации документов

Наша компания оказывает услуги по систематизации документов, которая необходима при организации любого архива, в том числе и электронного. Систематизация документов нашими специалистами -это залог Вашего успеха!

       Калькулятор стоимости архивных услуг