Систематизация документов и формирование дел

Документы, находящиеся в работе, и уже отработанные документы нуждаются в систематизации для удобного хранения. Документы, которые сдаются в государственные и другие архивы на хранение, не принимаются без их предварительной систематизации и формирования дел.

Что такое систематизация документов

На практике систематизация представляет собой классификацию документов путем формирования в определенные комплексы, объединенные общей темой. Трудоемкость процесса оправдана удобством поиска документа в самое короткое время в систематизированном массиве.

Что такое формирование дел

Формирование дел — это разнесение уже систематизированных документов по определенным группам, которое производится в строгом соответствии с действующими правилами и номенклатурой дел. Правильно сформированные дела хранятся в структурных подразделениях предприятия или в местах их создания до момента передачи на архивное хранение.

При формировании дела учитываются типы документов по следующим признакам:

  1. Номинальному — по виду документов. В эту группу входят приказы, распоряжения, протоколы и справки
  2. Корреспондентскому
  3. По степени секретности.

Для формирования дела в папку помещаются исполненные документы, которые правильно оформлены, в одном экземпляре. Для сдачи в архив дела формируются в строгом соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Госархива.

Необходимость систематизации и формирования дел

Систематизация документов и правильное формирование дел — обязательные условия хранения документов для предприятий всех форм собственности и любого направления деятельности. Принципы систематизации и формирования дел должны хорошо знать архивные работники предприятия. Однако, как показывает практика, нередко на предприятии отсутствует архив, а работа по систематизации возлагается в качестве нагрузки на работников других специальностей. В процессе систематизации и формирования дела исполненные документы распределяются по отдельным делам с группировкой внутри дела, затем оформляется обложка. Конечным этапом является сдача дела в архив.

Основа успеха — работа с квалифицированными специалистами

Наша компания предлагает профессиональную помощь в систематизации документов и формировании дел. Наши специалисты точно знают, какие требования предъявляются к этим процессам. Специалисты оказывают услуги по систематизации как бумажных документов, так и их цифровых копий для передачи дел в электронный архив. При этом проводится экспертиза документов по срокам хранения, исключающая ошибочное уничтожение документа. Мы предлагаем сканирование документов, без которого невозможно создание архивной электронной библиотеки.

Обращайтесь к профессионалам

Это позволит Вам избежать серьезных ошибок и претензий со стороны контролирующих органов при проверке финансовой деятельности предприятия.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее