Систематизация документов и формирование дел

Документы, находящиеся в работе, и уже отработанные документы нуждаются в систематизации для удобного хранения. Документы, которые сдаются в государственные и другие архивы на хранение, не принимаются без их предварительной систематизации и формирования дел.

Что такое систематизация документов

На практике систематизация представляет собой классификацию документов путем формирования в определенные комплексы, объединенные общей темой. Трудоемкость процесса оправдана удобством поиска документа в самое короткое время в систематизированном массиве.

Что такое формирование дел

Формирование дел — это разнесение уже систематизированных документов по определенным группам, которое производится в строгом соответствии с действующими правилами и номенклатурой дел. Правильно сформированные дела хранятся в структурных подразделениях предприятия или в местах их создания до момента передачи на архивное хранение.

При формировании дела учитываются типы документов по следующим признакам:

  1. номинальному — по виду документов. В эту группу входят приказы, распоряжения, протоколы и справки;
  2. корреспондентскому;
  3. по степени секретности.

Для формирования дела в папку помещаются исполненные документы, которые правильно оформлены, в одном экземпляре. Для сдачи в архив дела формируются в строгом соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Госархива.

Необходимость систематизации и формирования дел

Систематизация документов и правильное формирование дел — обязательные условия хранения документов для предприятий всех форм собственности и любого направления деятельности. Принципы систематизации и формирования дел должны хорошо знать архивные работники предприятия. Однако, как показывает практика, нередко на предприятии отсутствует архив, а работа по систематизации возлагается в качестве нагрузки на работников других специальностей. В процессе систематизации и формирования дела исполненные документы распределяются по отдельным делам с группировкой внутри дела, затем оформляется обложка. Конечным этапом является сдача дела в архив.

Основа успеха — работа с квалифицированными специалистами

Наша компания предлагает профессиональную помощь в систематизации документов и формировании дел. Наши специалисты точно знают, какие требования предъявляются к этим процессам. Специалисты оказывают услуги по систематизации как бумажных документов, так и их цифровых копий для передачи дел в электронный архив. При этом проводится экспертиза документов по срокам хранения, исключающая ошибочное уничтожение документа. Мы предлагаем сканирование документов, без которого невозможно создание архивной электронной библиотеки.

Обращайтесь к профессионалам

Это позволит вам избежать серьезных ошибок и претензий со стороны контролирующих органов при проверке финансовой деятельности предприятия.

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования. Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности