Систематизация документов и формирование дел
Документы, находящиеся в работе, и уже отработанные документы нуждаются в систематизации для удобного хранения. Документы, которые сдаются в государственные и другие архивы на хранение, не принимаются без их предварительной систематизации и формирования дел.
Что такое систематизация документов
На практике систематизация представляет собой классификацию документов путем формирования в определенные комплексы, объединенные общей темой. Трудоемкость процесса оправдана удобством поиска документа в самое короткое время в систематизированном массиве.
Что такое формирование дел
Формирование дел — это разнесение уже систематизированных документов по определенным группам, которое производится в строгом соответствии с действующими правилами и номенклатурой дел. Правильно сформированные дела хранятся в структурных подразделениях предприятия или в местах их создания до момента передачи на архивное хранение.
При формировании дела учитываются типы документов по следующим признакам:
- Номинальному — по виду документов. В эту группу входят приказы, распоряжения, протоколы и справки
- Корреспондентскому
- По степени секретности.
Для формирования дела в папку помещаются исполненные документы, которые правильно оформлены, в одном экземпляре. Для сдачи в архив дела формируются в строгом соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Госархива.
Необходимость систематизации и формирования дел
Систематизация документов и правильное формирование дел — обязательные условия хранения документов для предприятий всех форм собственности и любого направления деятельности. Принципы систематизации и формирования дел должны хорошо знать архивные работники предприятия. Однако, как показывает практика, нередко на предприятии отсутствует архив, а работа по систематизации возлагается в качестве нагрузки на работников других специальностей. В процессе систематизации и формирования дела исполненные документы распределяются по отдельным делам с группировкой внутри дела, затем оформляется обложка. Конечным этапом является сдача дела в архив.
Основа успеха — работа с квалифицированными специалистами
Наша компания предлагает профессиональную помощь в систематизации документов и формировании дел. Наши специалисты точно знают, какие требования предъявляются к этим процессам. Специалисты оказывают услуги по систематизации как бумажных документов, так и их цифровых копий для передачи дел в электронный архив. При этом проводится экспертиза документов по срокам хранения, исключающая ошибочное уничтожение документа. Мы предлагаем сканирование документов, без которого невозможно создание архивной электронной библиотеки.
Обращайтесь к профессионалам
Это позволит Вам избежать серьезных ошибок и претензий со стороны контролирующих органов при проверке финансовой деятельности предприятия.