Систематизация документов в архиве

Систематизация документов в архиве представляет собой организационно-технологическую процедуру документального обеспечения, которая связана с формированием баз данных разного назначения. Данная процедура позволяет максимально рационально использовать документную информацию при принятии управленческих решений.

Процесс систематизации документов

Процесс систематизации предполагает классификацию документов предприятия путем их группировки в отдельные дела. Формирование дел предусматривает отнесение документов одной группы к определенному комплексу, а также их систематизацию внутри дела.

Этапы систематизация дел в архиве

Систематизация дел в архиве включает в себя несколько основных этапов:

• распределение исполненной документации по отдельным делам;
• группировка документации внутри дела;
• оформление обложки;
• составление описи;
• передача дел в архив

Подготовка дел для сдачи в архив

Для сдачи в архив дела готовят с соблюдением требований общегосударственного образца, которые отражены в правилах государственного архива. Прием дел осуществляется по описям. При этом отдельные дела сопровождаются составлением внутренней описи дела, в которой отражен перечень документов, вошедших в дело. В случае необходимости использования отдельных дел на предприятии (т.е. дела нужно оставить на территории предприятия для осуществления текущей деятельности), сотрудники архива выдают такие дела, но обязательно оформляют их во временное пользование.

Экспертиза ценности документов

Отбор документов, имеющих научную, социально-культурную, государственную ценность, осуществляется по результатам экспертизы. Это оптимальный способ систематизации документов в архиве при передаче их на хранение. Порядок проведения процедуры регламентируется законодательством РФ.

Систематизация дел в архиве силами профессионалов

Процедура формирования и систематизации дел имеет множество «подводных камней», поэтому проведением всех необходимых мероприятий должны заниматься квалифицированные и компетентные в данной сфере специалисты. В зависимости от сроков хранения документов используются разные способы систематизации, при этом обязательно должны учитываться виды документов, которые распределяются по отдельным делам.

Что нужно делать перед сдачей документов в архив

Систематизация документов в архиве также предполагает их специальную обработку перед сдачей в архив. Систематизация документов проводится при организации любых архивов, включая электронный. 

Компания Столичный Архивист оказывает широкий спектр услуг по архивированию документов, в т.ч. проводит сканирование документации для ее перевода в электронный вид. Профессиональный подход, отличное знание законодательства и колоссальный опыт сотрудников – лишь некоторые преимущества нашей работы!