Программа хранения документов

Мировые современные стандарты архивного хранения документации постепенно внедряются в практику работы отечественных архивохранилищ. В настоящее время для удобства клиентов коммерческие архивы оснащены современным оборудованием для рационального и качественного учета сдаваемых в архив документов.

Возможности электронных программ хранения документов

Электронная программа хранения документов позволяет работникам архивов создавать единые базы документов исходя из классификации, принятой в организации заказчика. Благодаря функции автоматического поиска, существенно упрощается доступ к нужным клиенту бумагам.

Работа архивохранилищ

Принимая на хранения документацию от сторонних организаций, многие архивохранилища создают электронные архивы документов. Эта процедура заключается в сканировании бумаг, которые затем в электронном виде заносятся в базу архива. Каждый документ и его отсканированная копия имеют одинаковый штрих-код либо индекс. Благодаря такому рациональному подходу, по желанию клиента, может быть предоставлен либо оригинал документа, либо его электронная копия. Грамотная организация архива в электронном виде — это оптимальный метод систематизации документов, их четкое распределение по виду, степени секретности и сроку хранения.

Современная программа хранения документов обеспечивает

Высокий уровень информационной безопасности и конфиденциальности, а также предоставляет клиентам архива и сотрудникам архивохранилища целый ряд неоспоримых преимуществ:

• существенная экономия времени при поиске нужных договоров, отчетов, справок, накладных и других важных бумаг;
• благодаря действующей системе индексирования документов к ним обеспечивается оперативный доступ по различным параметрам поиска;
• ограничение права доступа к хранимым в архивах документам предотвращает попытки несанкционированного просмотра документации посторонними лицами;
• подлинники бумаг компании могут быть переданы только сотрудникам этой организации по предъявлению документа, удостоверяющего личность;
• все действия с архивными документами автоматически фиксируются в соответствующем электронном журнале.

Обращайтесь к профессионалам

Ведение электронного архива полностью исключает вероятность потери важных бумаг, несанкционированное изменение их содержания, а также оптимизирует работу и управление документацией.