Программа для хранения документов в электронном виде

Программы для хранения документов в электронном виде стали ядром информационной жизни офиса. Они помогают моментально решать все задачи, с которыми раньше с трудом справлялся целый штат специалистов.

Потребность в данных программах

Бумажные архивы с массивными папками и многостраничными картотеками бесповоротно уходят в прошлое. Работа с информацией в компаниях все больше напоминает интернет-среду. Быстрый запрос, моментальный результат. Это важно как для внутренней согласованной бесперебойной работы, совместного принятия решений и ведения общих проектов, так и для внешней конкурентоспособности и репутации компании.

Функции электронных программ и хранилищ:

• надежное хранение, в том числе особо важных и ценных документов;
• конфиденциальность и четкое управление правами доступа;
• контроль использования документов, отслеживание истории обращений;
• быстрый и комфортный поиск по любому заданному критерию.

Почему люди все чаще выбирают это

ПДля успешного бизнеса вопрос актуальности программ для хранения документов в электронном виде уже не стоит. Они действительно помогают быстрее реагировать на происходящее в компании, лучше оперировать потоком данных, ориентироваться в массиве управленческой информации. Обработка и хранение всего объема документации в цифровом формате стало всеобщим правилом бизнеса, электронный архив решает массу задач и действительно повышает эффективность управления и работы компании в целом.

Плюсы такой программы 

• снижает затраты времени и ресурсов на поиск и отбор документов;
• позволяет размещать весь электронный архив документов в общем информационном пространстве;
• поддерживает функцию быстрого поиска по одному или нескольким реквизитам;
• дает возможность генерировать документы в автоматическом режиме;
• упрощает сортировку и обработку документации (ранжирование по дате, актуальности, исполнителям, срочности и множеству других параметров);
• реализует несколько режимов работы с информацией (на рабочем месте, удаленная или совместная работа, общий доступ);
• обеспечивает безопасную работу с архивом и защиту от несанкционированного доступа (за счет настройки прав доступа, шифрования, протоколирования, электронной подписи).

Создание действенной системы цифрового документооборота – актуальная задача для каждой компании, и важнейший этап ее построения – выбор качественной программы для хранения документов в электронном виде.