Проблемы досрочной передачи в архив при ликвидации и банкротстве

При ликвидации и банкротстве организации процедура сдачи документов в архив регламентируется ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», а так же ГК РФ ч.1, ст.63. Согласно положениям законов, документы, находящиеся на хранении в архиве ликвидированной и обанкротившейся организации, должны быть подготовлены ею за свой счет и переданы на длительное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Передача своими силами

Перечисленные нормативные акты требуют неукоснительного исполнения положений по обработке, подготовке и систематизации документов, переплету и подшивке, по выполнению различных организационных процедур, проведению согласований, направлению запросов, получению разрешений и т.п. В этой связи самостоятельная передача архива на хранение связана с массой сложностей, преодолеть которые из-за отсутствия в штате профильных специалистов по архивному делу, подавляющее большинство организаций не в состоянии.

Вопрос обработки

Первые трудности ожидают конкурсного управляющего или ликвидационную комиссию, которой поручено подготовить архив к передаче на длительное хранение, на самом первом этапе обработки документации. Если даже организация просуществовала всего несколько лет, то это означает наличие многих сотен и тысяч отдельных единиц документов, каждый из которых необходимо изучить, значимые упорядочить, а неактуальные уничтожить.

В государственный архив должны быть переданы:

  • все документы постоянного хранения;
  • документы по личному составу со сроком хранения 75 лет;
  • документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли.

Ответственность за обработку документов

Вся ответственность за обработку документов ложится на плечи исполнителей, и говоря откровенно, провести столь масштабную работу в соответствии со всеми нормативами силами самой организации – очень сложно и очень затратно. Это не просто сортировка документов. Нужно провести экспертизу ценности документов, систематизировать документы в дела и оформить их, составить описи дел, описи ликвидируемых документов и многое другое. Привлечение профессионального архивного специалиста за адекватную оплату позволяет снять все проблемы организации по обработке документов, как по срокам, так и по грамотности их подготовки к передаче на хранение.

Согласование с архивом

Прежде чем передать свои документы в государственный архив, представитель ликвидированной организации обязан заключить с муниципальным учреждением соответствующий договор. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др. При этом все документы должны быть проверены по описям и тому подобное. Это очень ответственная и сложная «бумажная» и организационная работа, требующая специальных навыков и опыта.

Отказ в приеме от госархива

К сожалению, так иногда случается, что госархив отказывает организации в приеме документов. Например, бывает, что в государственном архиве банально переполнены помещения и нет свободного места для размещения архива организации. Основанием для отказа в приеме документов так же может послужить непредставление документов в полном объеме, несоответствие оформления передаваемых документов нормативным требованиям и многое другое. В такой ситуации придется немало потрудиться, чтобы решить вопрос передачи архива на хранение положительно для организации, возможно, придется переделывать работу, а может быть подавать жалобы и ожидать их рассмотрения, апеллировать к законодательству и т.п.

Оплата услуг

Ликвидированные негосударственные организации передают свои документы в государственные архивы без оплаты услуг за хранение, однако оплачивают услуги по передаче дел, после приема-передачи документов от конкурсного управляющего (председателя ликвидационной комиссии) руководителю архивного учреждения.

Как избежать проблем

Наша компания имеет большой практический опыт в плане оказания услуг по подготовке и досрочной передаче в архив документов организации при ее при ликвидации и банкротстве. Важно понимать, что опись документов постоянного хранения или по личному составу, не имеет ничего общего с простой переписью документов. Эта работа гораздо сложнее и требует высокой квалификации от исполнителя. Воспользовавшись помощью наших специалистов Вам не нужно будет самостоятельно вникать во все нюансы и тонкости работы с архивом организации, не придется столкнуться ни с одной проблемой, описанной в этой статье.

       Калькулятор стоимости архивных услуг