Проблемы архивного хранения информации

Думаю, никого не стоит убеждать в необходимости организации архивного хранения информации. Постараемся более подробно осветить все аспекты.

Важно решить следующие задачи

Во-первых, необходимо, чтобы информация была доступна, её всегда можно было быстро найти и использовать. Иначе может произойти «утеря» полезных знаний. Во-вторых, необходимо, чтобы при доступности был реализован механизм ограничения доступа к хранимой информации, согласно правам пользователей.

Основные проблемы хранения информации:

• выбор носителя информации;
• организация условий хранения и учета;
• организация доступа и пополнения информации.

Хранение в бумажном виде

Хранение информации в бумажном виде — самый распространенный способ. Основным преимуществом является наглядность и привычность, никто не станет возражать, что работать с книгой или листом бумаги удобно. Отсутствует всякое дополнительное оборудование между Вами и носителем информации. Все воспринимают Ваши зрение и мозг. Для корректировки достаточно лишь наличие карандаша или ручки.

Недостатки бумажного хранения

Бумага имеет свойства выцветать, протираться от многократных прикосновений, рваться. Информация на поврежденных бумажных носителях может быть частично или полностью утеряна. Довольно сложным является процесс извлечения найденной информации или документа из шкафов и полок. Большой архив занимает очень много места.

Как с этим бороться

Для уменьшения объема бумажных масс, успешно применяются стеллажи специальной конструкции, перемещающиеся на рельсах. В сложенном виде такой стеллаж занимает гораздо меньший объем, за счет отсутствия проходов между полками. Так же при хранении документов часто используют архивный переплет, который позволяет сохранить документы в надлежащем виде и освободить до 30% полезного пространства.

Переход к применению информационных технологий

Бурное развитие информационных технологий способствует автоматизации практически всех сфер человеческой деятельности. Разработка новых знаний стала более эффективной и быстрой. Наиболее оптимальное решение проблемы использования информации бумажных носителей, является хранение документов в электронном архиве. Для этого существует различное сканирующее оборудование: от обычного планшетного сканера до промышленного сканера, позволяющего, например, сканировать до 180 страниц/минуту.

Развитие электронного хранения

При переходе на электронное хранение могут использоваться некоторые ухищрения. Например, для уменьшения объема файлов графического изображения возможно применение алгоритмов сжатия. Постоянно велись и ведутся разработки в области физического уменьшения размеров самого носителя. Объем информации предприятия, даже при использовании всех ухищрений, направленных на его уменьшение, может исчисляться гигабайтами. При таких объемах использование привычных дисков нецелесообразно. В связи с этим разрабатывались новые технологии хранения данных и устройства: DVD, серверные системы и т.д. Современная роботизированная библиотека образует большой сетевой диск размером до 6 терабайт.

Возможна ли полностью «безбумажная» технология?

При современном развитии производственных и технологических процессов в России, бессмысленно говорить о полностью безбумажной технологии. В любом случае, придется содержать бумажный архив, ведь пока электронный документ не имеет полной юридической силы. Однако, создание электронного архива существенно облегчает и ускоряет работу с документами. При этом существенно уменьшается вероятность потери или порчи ценной информации.