Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Прием, обработка и распределение поступающих документов

Каждый день в любую, даже самую маленькую организацию поступает огромное количество всякой разной документации. Возникает вопрос - что с ней делать, ведь она очень разнообразна. Также документы могут поступать от граждан и депутатов.

Поступающие документы

К поступающим документам относятся: законы, решения, поручения, распоряжения, постановления, инструкции, указания, доверенности, различные письма и отчеты, факсы, акты, запросы, докладные записки, обращения, ходатайства и так далее. На самом деле список очень велик, и это одна из причин, почему прием и обработка поступающих документов — столь сложный и ответственный процесс.

Обработка поступающих документов

Вторая причина — это «подводные камни». Обработка поступающих документов —работа для специалиста, имеющего необходимые знания и опыт в этой сфере. Если ей начинает заниматься неопытный в этом деле сотрудник компании, это почти всегда приводит к ошибкам и недочетам, которые могут повлечь за собой более серьезные последствия.

Этапы приема, обработки и распределения поступающих документов

Прием, обработка и распределение поступающих документов, поэтапно выглядит так:

  • прием документов и их первичная обработка;
  • предварительное ознакомление и распределение всех поступающих документов;
  • регистрация документов;
  • систематизация по определенным признакам для удобства работы.

Первичная обработка поступающих документов

Первичная обработка поступающих документов в организацию, особенно в тех компаниях, где документов поступает довольно много, может запутать секретарей, у которых помимо этого есть другие прямые обязанности. Ведь на сегодняшний день документы поступают из множества источников: они могут быть доставлены курьерской службой, фельдъегерской связью, простыми посетителями, по факсу, по электронной почте и так далее. Обычный секретарь просто не в состоянии справиться с таким огромным потоком информации и, как следствие, все правильно обработать. А ведь именно так можно пропустить очень важные документы, которые могут повлиять на благосостояние компании или быстро решить текущие проблемы.

Варианты обработки документов

К примеру, есть такие документы, которые могут быть по-разному обработаны (один из вариантов — сканирование), в зависимости от сроков их хранения, а также дальнейшей обработки и передачи их в госархив. И таких примеров множество, поэтому новичку, а иногда даже и профессионалу, очень тяжело разобраться со всеми бумагами своевременно и грамотно.

Обращайтесь к профессионалам

У нас имеется целый штат профессиональных сотрудников, которые занимаются приемом, обработкой и распределением поступающих документов. Мы прекрасно понимаем, что прием, обработка и распределение входящих документов — это головная боль почти всех компаний, но Вы можете переложить эти задачи на нас как на профессионалов в этой области.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее