Прием, обработка и распределение поступающих документов

Каждый день в любую, даже самую маленькую организацию поступает огромное количество всякой разной документации. Возникает вопрос — что с ней делать, ведь она очень разнообразна. Также документы могут поступать от граждан и депутатов.

Поступающие документы

К поступающим документам относятся: законы, решения, поручения, распоряжения, постановления, инструкции, указания, доверенности, различные письма и отчеты, факсы, акты, запросы, докладные записки, обращения, ходатайства и так далее. На самом деле список очень велик, и это одна из причин, почему прием и обработка поступающих документов — столь сложный и ответственный процесс.

Обработка поступающих документов

Вторая причина — это «подводные камни». Обработка поступающих документов —работа для специалиста, имеющего необходимые знания и опыт в этой сфере. Если ей начинает заниматься неопытный в этом деле сотрудник компании, это почти всегда приводит к ошибкам и недочетам, которые могут повлечь за собой более серьезные последствия.

Этапы приема, обработки и распределения поступающих документов

Прием, обработка и распределение поступающих документов, поэтапно выглядит так:

• прием документов и их первичная обработка;
• предварительное ознакомление и распределение всех поступающих документов;
• регистрация документов;
• систематизация по определенным признакам для удобства работы.

Первичная обработка поступающих документов

Первичная обработка поступающих документов в организацию, особенно в тех компаниях, где документов поступает довольно много, может запутать секретарей, у которых помимо этого есть другие прямые обязанности. Ведь на сегодняшний день документы поступают из множества источников: они могут быть доставлены курьерской службой, фельдъегерской связью, простыми посетителями, по факсу, по электронной почте и так далее. Обычный секретарь просто не в состоянии справиться с таким огромным потоком информации и, как следствие, все правильно обработать. А ведь именно так можно пропустить очень важные документы, которые могут повлиять на благосостояние компании или быстро решить текущие проблемы.

Варианты обработки документов

К примеру, есть такие документы, которые могут быть по-разному обработаны (один из вариантов — сканирование), в зависимости от сроков их хранения, а также дальнейшей обработки и передачи их в госархив. И таких примеров множество, поэтому новичку, а иногда даже и профессионалу, очень тяжело разобраться со всеми бумагами своевременно и грамотно.

Обращайтесь к профессионалам

У нас имеется целый штат профессиональных сотрудников, которые занимаются приемом, обработкой и распределением поступающих документов. Мы прекрасно понимаем, что прием, обработка и распределение входящих документов — это головная боль почти всех компаний, но Вы можете переложить эти задачи на нас как на профессионалов в этой области.