Преимущества бумажного документооборота

Выбор в пользу бумажного или электронного документооборота – это не вопрос экономии, а результат оценки эффективности и удобства. «Электронный» – вовсе не значит «лучший»: в ряде случаев бумажные документы в виде архива удобней. Мы разберемся, в чем преимущества именно традиционного варианта хранения и работы с документами организации.

Немного цифр

На первый (восторженный) взгляд, электронный документооборот позволяет здорово экономить время. По данным Siemens IT Solutions and Services (ИТ-подразделение электротехнического гиганта Siemens) в среднем организации тратят на обслуживание бумажных архивов до 6% прибыли, а время, в течение которого бумаги путешествуют между сотрудниками – примерно 90% об общего времени работы с документом. Тем не менее доля бумажного документооборота остается очень высокой. Согласно отчетам European Archives Group одна из основных причин – недостаток средств, выделяемых организациями для оцифровки и обработки бумажных документов. Получается, что предназначенный для удобства и экономии средств электронный архив для многих – слишком дорог. Более того, для большинства как коммерческих, так и государственных организаций бумажный документооборот – основной, а электронный либо дополняет отдельные его части, либо дублирует полностью. И дело не только в стоимости.

Среди преимуществ бумажного документооборота:

• энергонезависимость – документы не пропадут, если сломается сервер или отключится электричество;
• безопасность – взломать бумажный архив и похитить документы из него куда сложнее, чем получить несанкционированный доступ к электронным документам;
• исправить или подделать бумажный документ сложнее, чем электронный;
• на содержание и пополнение уходит меньше средств.

Бумажные документы проще уничтожить

С электронными копиями процесс затягивается. Сложнее, несмотря на все большее распространение ЭЦП (электронно-цифровые подписи) и использовать электронные документы при взаимодействии с контрагентами. Разумеется, обслуживание бумажных архивов тоже требует расходов: на экспертизу документов, уничтожение, систематизацию и пополнение архивного фонда. Но часто работать с «бумагой» проще. Надежность традиционных архивов и не дает электронным вытеснить их. Если же за обслуживание берется хорошая компания – то на поиск и работу с документами уходит минимум времени.