Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Преимущества бумажного документооборота

Выбор в пользу бумажного или электронного документооборота – это не вопрос экономии, а результат оценки эффективности и удобства. «Электронный» – вовсе не значит «лучший»: в ряде случаев бумажные документы в виде архива удобней. Мы разберемся, в чем преимущества именно традиционного варианта хранения и работы с документами организации.

Немного цифр

На первый (восторженный) взгляд, электронный документооборот позволяет здорово экономить время. По данным Siemens IT Solutions and Services (ИТ-подразделение электротехнического гиганта Siemens) в среднем организации тратят на обслуживание бумажных архивов до 6% прибыли, а время, в течение которого бумаги путешествуют между сотрудниками – примерно 90% об общего времени работы с документом. Тем не менее доля бумажного документооборота остается очень высокой. Согласно отчетам European Archives Group одна из основных причин – недостаток средств, выделяемых организациями для оцифровки и обработки бумажных документов. Получается, что предназначенный для удобства и экономии средств электронный архив для многих – слишком дорог. Более того, для большинства как коммерческих, так и государственных организаций бумажный документооборот – основной, а электронный либо дополняет отдельные его части, либо дублирует полностью. И дело не только в стоимости.

Среди преимуществ бумажного документооборота:

  • энергонезависимость – документы не пропадут, если сломается сервер или отключится электричество;
  • безопасность – взломать бумажный архив и похитить документы из него куда сложнее, чем получить несанкционированный доступ к электронным документам;
  • исправить или подделать бумажный документ сложнее, чем электронный;
  • на содержание и пополнение уходит меньше средств.

Бумажные документы проще уничтожить

С электронными копиями процесс затягивается. Сложнее, несмотря на все большее распространение ЭЦП (электронно-цифровые подписи) и использовать электронные документы при взаимодействии с контрагентами. Разумеется, обслуживание бумажных архивов тоже требует расходов: на экспертизу документов, уничтожение, систематизацию и пополнение архивного фонда. Но часто работать с «бумагой» проще. Надежность традиционных архивов и не дает электронным вытеснить их. Если же за обслуживание берется хорошая компания – то на поиск и работу с документами уходит минимум времени.


Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее