Преимущества электронного архива

Основными преимуществами электронного архива являются удобство работы с документами, быстрый поиск, сохранность документов, освобождение полезного пространства и т.д. Перечислять все преимущества очень долго, в данной статье рассмотрены самые интересные из них.

В Письме Министерства финансов Российской Федерации от 1 февраля 2006г. N 02-14-10а/187 перечислены учетные регистры, которые необходимо хранить в бумажном виде, остальные, следовательно, можно не распечатывать. Это первый шаг в создании электронных архивов бюджетных учреждений.

Зачем создавать электронный архив

Рабочий стол многих бухгалтеров зачастую напоминает бумажную Эйфелеву башню, которая с каждым годом будет только увеличиваться. Решая проблему бумажных завалов, хозяйственный отдел только и занят, что закупкой и размещением стеллажей для хранения всех этих бумаг.

Обуздать поток бумажных документов

Обуздать бумажный поток может лишь электронный архив. Преимущества такого метода хранения информации очевидны: все сведения собраны в одном месте, расходы на содержание архива меньше, чем при обычных способах хранения, а любой документ за любой период можно найти за считанные минуты, да и хранить электронный архив можно столетиями.

Виды электронного архива

Есть различные способы создания электронного документооборота: сканирование всех бухгалтерских документов (создание их электронных версий) или составление сразу электронных документов. Однако электронная версия документа не имеет юридической силы оригинала.

Законы об электронных документах

Из трех законов, которые могли бы придать легитимность электронному архиву, — об электронном документе, об электронной коммерции и об электронной цифровой подписи (сейчас принят только последний). Поэтому полностью перевести учреждения на электронный документооборот на сегодняшний день остается мечтой.

Не все так плохо

Сегодня не все бухгалтерские документы обязательно должны храниться в бумажном виде. Согласно ст. 5 Закона от 22 октября 2004г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в состав архивного фонда входят также электронные документы. Из этого можно сделать вывод, что хранить документы в электронном виде вовсе не запрещено, а наоборот даже разрешено.

Как создать электронный архив

Итак, Вы решили автоматизировать документооборот, чтобы избавиться от рутинной ручной работы с огромным количеством бумажной документации. Создание электронных архивов является в каждом случае уникальной задачей для любого предприятия с одной стороны, но имеет общие закономерности, с другой стороны, позволяющие производить их поблочную реализацию и поэтапно получить законченное программно-аппаратное решение. При этом важно, что результатом каждого этапа также является законченное решение, готовое к использованию до проведения работ по следующим этапам.