Правила систематизации документов в деле

Если документы в делах предприятия не систематизируют, через несколько лет они будут представлять собой ворох бумаг, среди которых невозможно найти нужный приказ. Чтобы в любой момент можно было отыскать ценный документ, в процессе работы и перед архивированием документы систематизируют в установленном порядке. Это позволяет правильно хранить документы десятилетиями, не иметь вопросов со стороны контролирующих органов и пользоваться важными бумагами при необходимости.

Обращайтесь к профессионалам

Систематизацией документов в делах организации занимаются ответственные работники или привлеченные специалисты, владеющие навыками и техникой архивирования. Если в вашем офисе некому заниматься упорядочиванием документов, вы можете пригласить специалистов архивной компании. Они приведут бумаги в порядок с соблюдением требований к конфиденциальности.

Этапы систематизации документов в делах

Результатом систематизации должны быть папки с прошитыми и пронумерованными в хронологическом порядке договорами, приказами, справками.

Для этого специалист обрабатывает бумаги пошагово:

• Бумаги сортируются по времени хранения: вышедшие из делопроизводства за ненадобностью уничтожаются согласно инструкции, требующие архивирования подготавливаются к дальнейшей обработке.
• Документы в одном деле раскладываются по датам (в конце папки должны находится самые свежие бумаги).
• Разложенные в хронологическом порядке листы нумеруются.
• Бумаги проверяются на подлинность, ценность, это заверяется специальной комиссией.
• Папка прошивается, на обложке размещаются заверения и надписи.

После финального оформления папок их можно отправлять на архивное хранение. Для удобства нужные в работе бумаги копируют, чтобы каждый раз не обращаться к оригиналу.

Экспертные услуги по систематизации

Компания «Столичный Архивист» специализируется на систематизации документов в делах с учетом законодательных требований. Наши сотрудники принимают бумаги, требующие правильного оформления, и возвращают предприятию упорядоченные папки с делами. Вы сможете быстро находить нужные бумаги и быть уверенными в правильном делопроизводстве при любой проверке. Наши специалисты систематизируют дела, используя простую и понятную каждому специалисту методику. Стоимость услуг формируется индивидуально в зависимости от объема работы, задавайте вопросы нашему консультанту.