Правила хранения документов

Речь в данной статье пойдёт не о том, как правильно нужно хранить документы с точки зрения закона – не о сроках обязательного хранения, требовании к номенклатуре дел и другим бюрократическим аспектам. Речь пойдёт о том, как нужно организовывать складское хранение документов для решения всех необходимых задач.

Обеспечение сохранности документов

Любой сотрудник архива (будь это старший архивист или же уборщица, системный администратор или кладовщик) отвечает за сохранность фонда. То есть каждый человек, работающий с документами, должен стремится сделать всё, чтобы они не были повреждены или утеряны — и соответствующим образом стоит свою работу.

При любой постановке рабочего процесса следует:

• поддерживать стабильный режим хранения документов4
• следовать правилам приёмки и учёта документов4
• выполнять правила хранения документов;
• принимать меры по предотвращению чрезвычайных ситуаций.

Есть ряд проблем, вызванных как естественным старением документов, так и повреждениями, вызываемыми в результате нарушения температурного и влажностного режима, а также в результате воздействия пыли и прочих внешних факторов.

Правила хранения включают в себя нормы для следующих ситуаций:

• меры по замедлению естественного старения документов;
• стандартный температурно-влажностный режим;
• уровень освещения и его характер;
• меры по предотвращению воздействия пыли и биологических повреждений документов;
• правила выдачи документов и работы с ними, предотвращающей износ;
• нормы защиты от вандализма;
• сценарии поведения в аварийных ситуациях;
• правила размещения документов при хранении;
• правила копирования документов, находящихся на хранении;
• нормы безопасности и предотвращения повреждений при экспонировании и транспортировании документов.

Обычный архив, не имеет проработанных правил хранения

Предполагается, что при сроках хранения до 75 лет не имеет смысла особенно продумывать режим. Однако, если речь идёт о правилах хранения исторических документов или же бумаг, обладающих особой ценностью, соблюдение строжайших правил хранения документов просто обязательно.