Порядок уничтожения документов в электронном виде

Порядок уничтожения электронных документов достаточно интересен многим сотрудникам как небольших, так и крупных компаний: дело в том, что несмотря на широкое распространение компьютерных технологий, и, в частности, электронных архивов, информационные устройства всё ещё остаются весьма непривычными для многих сотрудников.

Не все должным образом подготовлены

Кадры, не имеющие прямого отношения к IT-отделам, зачастую очень слабо представляют себе механизмы действия электронного документооборота, а потому весьма часто случаются разнообразные курьёзы или, что намного хуже, серьёзные ситуации, наносящие ущерб компании.

Рассмотрим порядок уничтожения документов в электронном виде

Первое, что необходимо чётко понимать — это то, что даже после перемещения документа в корзину и её очистки, документ никуда не делся. Он всё ещё лежит на жестком диске Вашего компьютера, но размечен как свободное место. Проще говоря — если Вы снимете вывеску со здания, это ещё не значит, что здание будет снесено. Сейчас, когда Вы читаете этот текст, на Вашем жестком диске, скорее всего, ещё хранятся документы, которые Вы удаляли год или два назад.

Просто представьте, что грамотный it-специалист может найти на Вашем компьютере

Первое правило: обычное удаление не работает.

Порядок уничтожения документов в электронном виде таков: поверх того места, где находился ваш файл (объявленного свободным) записывается «цифровой мусор», то есть случайный массив информации. Однако даже после 4-5 циклов такой записи по так называемому «магнитному эху» всё ещё реально восстановить ваши данные. Стандарт гражданской документации подразумевает 8 циклов перезаписи определёнными массивами, а стандарт Пентагона — 50 циклов. Такой процесс медленный и не совсем удобный, но документация не попадёт в третьи руки.

Однако есть другой вариант

Второй вариант уничтожения документов в электронном виде — это физическое уничтожение носителя: с помощью химических средств (кислоты), с помощью электромагнитного излучения (только магнитные носители), с применением многочисленных физических деформаций (серии разрушающих ударов), с помощью сверхвысоких температур. Этот способ куда более надёжен и применяется корпорациями для тех данных, стоимость которых многократно превышает стоимость носителей.