Порядок работы с входящими документами

Приём всех входящих документов и вся последующая обработка должна осуществляется централизованно.

При первичной обработке входящих документов:

• проверяется, по адресу ли доставлены документы;
• целостность конвертов;
• документы, доставленные ошибочно, возвращаются или пересылаются по адресу, указанному на конверте.

Проверка правильности

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он ставится в правом нижнем углу лицевой стороны и состоит из номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» не открываются и передаются адресату в руки.

Предварительное рассмотрение

Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства.

Остальные документы направляются исполнителям

Обработка и передача входящих документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления. Документы, поступившие на имя Руководителя организации, передаются секретарю (помощнику). Он изучает документы, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Также рекомендуется наделить помощника дополнительным правом самостоятельно распределять документы.