Порядок приема документов в архив

Вопросы, связанные с приемом документов в архив, у компании могут возникнуть в двух ситуациях: при ликвидации или реорганизации фирмы, или если мы говорим о действующей организации.

Нюансы приема документов в архив

Прием документов в архив организации осуществляется в отношении законченных делопроизводством дел длительного или постоянного хранения. Кроме того, в архив сдаются дела по личному составу для хранения и последующего использования. Прием документов в архив организации в этом случае осуществляется исключительно по описям дел. Если же мы говорим про дела временного хранения (до 10 лет), то их можно сдавать в архив организации по решению руководителя, но обычно подобные дела хранят в тех структурных подразделениях, где они были сформированы.

Подготовка документов к сдаче в архив

Помимо перечня необходимых к сдаче документов, очень важно знать, каким образом готовятся к сдаче документы, каким образом определяется порядок приема документов в архив. В любом случае, подготовка дел структурных подразделений подразумевает тщательную проверку оформления документов каждого дела. Также необходимо проверить правильное формирование дел. Если выявляются какие-либо недостатки перед приемом документов в архив организации, эти недостатки следует устранить.

Прием документов в архив

Прием документов в архив осуществляется работником архива организации в присутствии работника структурного подразделения, который сдает документы. При реорганизации фирмы прием документов в архив организации осуществляется по другому сценарию. Сдачу документов в архив ликвидируемого предприятия обязаны осуществлять председатель ликвидационные комиссии (ликвидатор) или конкурсный управляющий.

Архивирование документов при ликвидации фирмы

В общем порядке списываются документы, сроки хранения которых стекли, с обязательным составлением акта на списание. Документы, не подлежащие уничтожению, хранятся до истечения сроков хранения.Документы, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение, обрабатываются по правилам принимающего архива.

Доверьтесь профессионалам

Вне зависимости от того, о действующем или о ликвидируемом предприятии идет речь, прием документов в архив должен осуществляться с обязательной описью на передаваемые документы. Процесс этот достаточно сложный, трудоемкий и длительный, поэтому все чаще фирмы, сдающие документы на архивное хранение, прибегают к помощи профессионалов. Еще один момент, который нужно учитывать: порядок приема документов в архив всегда определяет принимающая сторона: так, госархив устанавливает свои правила, частный архив — свои, внутренний архив организации, соответственно, свои. Это может создать определенные трудности для организаций, подготавливающих документы к сдаче в архив. И это еще один повод обратиться к профессионалам.

Почему мы

Если Вы не готовы тратить время и силы своих сотрудников, отвлекая их от своих прямых обязанностей, на подготовку к передаче документов в архив, обращение в нашу компанию станет лучшим выходом из положения. Мы имеем большой опыт работы в своей области и можем гарантировать Вам: прием документов организации в архив будет осуществлен в кратчайшие сроки и по всем правилам, с учетом требований принимающей стороны. Обращайтесь!