Поэтапное внедрение электронного архива

На сегодняшний день бумажный документооборот, основными недостатками которого являются достаточно трудоёмкий процесс создания отчётов и поиска по документам, отходит на второй план. Для упрощения и оптимизации работы любому предприятию необходимо внедрение электронного архива. Электронный архив позволяет организовать централизованное хранение документов , сделать рабочую информацию более доступной и повысить контроль за исполнением тех задач, которые были зафиксированы в поручениях и документах.

Внедрение электронного архива позволяет:

• сократить расходы на копирование документов;
• сделать более доступной всю информацию, которая позволяет принимать более верные управленческие решения;
• сократить затраты на передачу документов;
• повысить сохранность документов;
• ускорить поиск документов.

Поэтапное создание электронного архива

На первом этапе проводится обследование компании, результатом которого является документ, в котором фиксируется текущее состояние документооборота компании, который затем будет преобразован в электронный архив, изучается структура, взаимосвязь и количество документов. Документ также содержит информацию о программной и технической базе, возможностях интеграции с различными системами, обо всех подразделениях, которые будут использовать архив, и уровне подготовки сотрудников.

Технический вопрос

На втором этапе на основе подготовленного документа создаётся техническое задание, затем производится установка и настройка системы архива: при необходимости приобретается специальное оборудование для осуществления поточного ввода документов и долговременного хранения под надёжной защитой всех данных.

Процесс наполнения электронного архива

На этом этапе необходимо отсканировать все необходимые документы, предварительно подготовив их, проконтролировать качество цифровых изображений, ввести информацию в систему и создать карточку каждого электронного документа, в которой описаны атрибуты, а также верифицировать данные.

Интеграция архивов

Затем необходимо провести интеграцию электронного и бумажного архивов. Для этого выбираются признаки, характерные как для бумажного, так и для электронного архива. В заключение стоит отметить, что все затраты на создание электронного архива полностью окупаются через полгода. Поэтому внедрение электронного архива — это не только повышение эффективности, но и экономия материальных ресурсов компании.

Обращайтесь к профессионалам

Количество этапов внедрения электронного архива и продолжительность работы зависит от того, кто берётся за выполнение этой достаточно трудоёмкой работы. Конечно, руководство предприятия может принять решение о самостоятельном внедрении электронного архива после его создания. Однако многие из этапов требуют профессионального подхода, поэтому лучше всего обратиться к нам. Наши специалисты имеют огромный опыт поэтапного внедрения электронного архива.