Поэтапное внедрение электронного архива

На сегодняшний день бумажный документооборот, основными недостатками которого являются достаточно трудоёмкий процесс создания отчётов и поиска по документам, отходит на второй план. Для упрощения и оптимизации работы любому предприятию необходимо внедрение электронного архива. Электронный архив позволяет организовать централизованное хранение документов , сделать рабочую информацию более доступной и повысить контроль за исполнением тех задач, которые были зафиксированы в поручениях и документах.

Внедрение электронного архива позволяет:

  • сократить расходы на копирование документов;
  • сделать более доступной всю информацию, которая позволяет принимать более верные управленческие решения;
  • сократить затраты на передачу документов;
  • повысить сохранность документов;
  • ускорить поиск документов.

Поэтапное создание электронного архива

На первом этапе проводится обследование компании, результатом которого является документ, в котором фиксируется текущее состояние документооборота компании, который затем будет преобразован в электронный архив, изучается структура, взаимосвязь и количество документов. Документ также содержит информацию о программной и технической базе, возможностях интеграции с различными системами, обо всех подразделениях, которые будут использовать архив, и уровне подготовки сотрудников.

Технический вопрос

На втором этапе на основе подготовленного документа создаётся техническое задание, затем производится установка и настройка системы архива: при необходимости приобретается специальное оборудование для осуществления поточного ввода документов и долговременного хранения под надёжной защитой всех данных.

Процесс наполнения электронного архива

На этом этапе необходимо отсканировать все необходимые документы, предварительно подготовив их, проконтролировать качество цифровых изображений, ввести информацию в систему и создать карточку каждого электронного документа, в которой описаны атрибуты, а также верифицировать данные.

Индексирование документов

Интеграция архивов

Затем необходимо провести интеграцию электронного и бумажного архивов. Для этого выбираются признаки, характерные как для бумажного, так и для электронного архива. В заключение стоит отметить, что все затраты на создание электронного архива полностью окупаются через полгода. Поэтому внедрение электронного архива - это не только повышение эффективности, но и экономия материальных ресурсов компании.

Обращайтесь к профессионалам

Количество этапов внедрения электронного архива и продолжительность работы зависит от того, кто берётся за выполнение этой достаточно трудоёмкой работы. Конечно, руководство предприятия может принять решение о самостоятельном внедрении электронного архива после его создания. Однако многие из этапов требуют профессионального подхода, поэтому лучше всего обратиться к нам. Наши специалисты имеют огромный опыт поэтапного внедрения электронного архива.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее