Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Подготовка документов к сдаче в архив

Согласно действующим нормативным правилам, в конце года дела, которые хранятся дольше установленного срока необходимо сдавать в архив для дальнейшего их хранения там. Однако, перед тем, как непосредственно передать их туда, необходимо провести подготовку документов к сдаче в архив. В зависимости от структуры и величины организации, данную процедуру могут быть выполнять работники службы ДОУ, или же секретари соответствующих отделов.

Cдача документов в архив сторонней организации

Но если в вашей компании нет перечисленных работников, или в их компетенцию не входит данная процедура, то лучше доверить подготовку документов к сдаче в архив сторонней организации. Так, общество с ограниченной ответственностью «Столичный Архивист» выполняет подготовку, а также непосредственно процедуру сдачи на заказ.

Сроки оборота документов

Установленный оптимальный срок использования документов в обороте составляет 3 года. После этого рекомендуется уничтожать, передавать в архив, или оставлять документы в обороте. Так называемые дела временного хранения могут быть архивированы и оформлены по упрощенной процедуре.

Оформление дел постоянного хранения

Оформление дел постоянного срока хранения включает в себя несколько этапов:

  • Подшивка дела.
  • Нумерация листов.
  • Оформление необходимой информации на обложке.

Формирование дел постоянного хранения

Перед тем, как сделать подшивку, с дела удаляют металлические крепления, а в конец дела добавляют бланк формы листа-заверителя. Лишь после этого дело может быть подшито. На листе-заверителе указывают количество листов и возможные особенности при расчете (пропуски листов или другие ошибки).

Смешанное хранение дел

В случаях смешанного хранения дел поступают следующим образом: если дело постоянного хранения имеет документы временного хранения, то дело не переформировывают; если же, наоборот, дело временного хранения имеет в своем составе документы постоянного хранения, то дело подлежит переформированию.

Подготовка документов к сдаче в архив

Данные требования прописаны в правилах, и обязательны к выполнению. Таким образом, подготовка документов к сдаче в архив должна быть выполнена в точном соответствии с действующими требованиями. Если вы или сотрудники вашей организации не знакомы с указанными требованиями и не имеют соответствующего опыта выполнения данных действий, то имеет смысл обратиться в подрядную организацию за помощью.

Услуги от профессионалов

Обратившись к нам, вы можете быть уверены в том, что подготовка документов к сдаче в архив, а также непосредственная их передача пройдет быстро и не вызовет нареканий и вопросов со стороны архивных организаций. Нужно отметить, что ООО «Столичный Архивист» выполняет работы по подготовке и сдаче документации как во внутренний архив компании, так и любой другой, в том числе государственный.

Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или направьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее