Подготовка документов к сдаче в архив

Согласно действующим нормативным правилам, в конце года дела, которые хранятся дольше установленного срока необходимо сдавать в архив для дальнейшего их хранения там. Однако, перед тем, как непосредственно передать их туда, необходимо провести подготовку документов к сдаче в архив. В зависимости от структуры и величины организации, данную процедуру могут быть выполнять работники службы ДОУ, или же секретари соответствующих отделов.

Cдача документов в архив сторонней организации

Но если в вашей компании нет перечисленных работников, или в их компетенцию не входит данная процедура, то лучше доверить подготовку документов к сдаче в архив сторонней организации. Так, общество с ограниченной ответственностью «Столичный Архивист» выполняет подготовку, а также непосредственно процедуру сдачи на заказ.

Сроки оборота документов

Установленный оптимальный срок использования документов в обороте составляет 3 года. После этого рекомендуется уничтожать, передавать в архив, или оставлять документы в обороте. Так называемые дела временного хранения могут быть архивированы и оформлены по упрощенной процедуре.

Оформление дел постоянного хранения

Оформление дел постоянного срока хранения включает в себя несколько этапов:

• Подшивка дела.
• Нумерация листов.
• Оформление необходимой информации на обложке.

Формирование дел постоянного хранения

Перед тем, как сделать подшивку, с дела удаляют металлические крепления, а в конец дела добавляют бланк формы листа-заверителя. Лишь после этого дело может быть подшито. На листе-заверителе указывают количество листов и возможные особенности при расчете (пропуски листов или другие ошибки).

Смешанное хранение дел

В случаях смешанного хранения дел поступают следующим образом: если дело постоянного хранения имеет документы временного хранения, то дело не переформировывают; если же, наоборот, дело временного хранения имеет в своем составе документы постоянного хранения, то дело подлежит переформированию.

Подготовка документов к сдаче в архив

Данные требования прописаны в правилах, и обязательны к выполнению. Таким образом, подготовка документов к сдаче в архив должна быть выполнена в точном соответствии с действующими требованиями. Если вы или сотрудники вашей организации не знакомы с указанными требованиями и не имеют соответствующего опыта выполнения данных действий, то имеет смысл обратиться в подрядную организацию за помощью.

Услуги от профессионалов

Обратившись к нам, вы можете быть уверены в том, что подготовка документов к сдаче в архив, а также непосредственная их передача пройдет быстро и не вызовет нареканий и вопросов со стороны архивных организаций. Нужно отметить, что ООО «Столичный Архивист» выполняет работы по подготовке и сдаче документации как во внутренний архив компании, так и любой другой, в том числе государственный.

Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или направьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru