Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка документов к архивному хранению в организации обычно проводится по нескольким основным направлениям. Как правило, это бумаги, имеющие социальную, историческую, экономическую, политическую, культурную или иную ценность. Все документы подлежащие подготовке и передаче на архивное хранение, по возможности должны быть оригиналы, однако при невозможности их предоставления возможно хранение заверенных копий. Еще одним важным вопросом является то, в какой архив будут сдаваться документы.

Передача в Госархив при ликвидации

В случае банкротства или ликвидации организации, ответственное лицо обязано передать документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудников в Госархив. При ликвидации — это ликвидатор или председатель ликвидационной комиссии, при банкротстве — это конкурсный управляющий. Такая обязанность закреплена в Российском законодательстве.

Передача архива внутри компании

Подготовка документов к архивному хранению происходит по внутреннему регламенту компании. По практике это выглядит следующим образом: создается инструкция, кто и как, и в каком виде должен сдавать документы. Передача документов на архивное хранение происходит по описям.

Передача документов на депозитарное хранение

Заключается договор на хранение документов, по принципу банковской ячейки. Делается опись, документы перевозятся и хранятся вне организации.

Передача в электронном виде

Подготовка документов к архивному хранению в электронном виде — это процедура, разбитая на несколько основных этапов:

Сканирование: с помощью специального оборудования документы переводятся в электронный вид.
Индексация — это вторая часть подготовки документов к архивному хранению.
Сохранение на электронные носители