Плюсы сканирование документов перед передачей на внеофисное хранение

Наша компания быстро и качественно выполнит сканирование вашей документации перед внеофисном(архивном) хранении, а также создание электронных архивов любого объема и уровня сложности.

Зачем создавать электронный архив

Каждое предприятие осуществляет собственную деятельность на основе различных документов, причем многие из них достаточно важны и подлежат обязательному хранению. Именно поэтому задача создания архива рано или поздно становится перед любой компанией. Если же учесть общее количество бумаг, которые ежедневно проводятся даже небольшими организациями, становится очевидной выгода внеофисного их хранения.

Недостатки внеофисного хранения

Данная услуга оказывается множеством компаний, в том числе и нашей, однако, наряду с плюсами данного подхода, такими как удобство, безопасность и доступность информации архивное хранение имеет и недостатки. Основными из них служат потеря времени, которое уходит на доставку нужного документа, а также высокая стоимость данной услуги. Именно поэтому руководство большинства предприятий предпочитает выделять средства на сканирование документов перед передачей в архив.

В данном случае сами бумаги помещаются в специализированное хранилище, а их электронные копии остаются в электронной базе данных компании.

Плюсы сканирования документов перед передачей на внеофисное хранение

• Высокая скорость получения информации. Вам не нужно посылать сотрудника в архив или заказывать курьерскую доставку нужного документа просто для того, чтобы с ним ознакомиться. Достаточно войти в базу данных и просмотреть электронную версию документа. Кстати, современные технологии позволяют тут же распечатывать или даже создать его новую версию.
• Удобство. В случае с отсканированными документами вам не нужно просматривать массу папок: выпросто вводите параметры поиска бумаги в соответствующие поля, а система выдает вам требуемые данные.
• Безопасность. Существующие сегодня технологии позволяют не только надежно защитить ваши документы от несанкционированного просмотра, но и создать многоуровневую систему с ограниченным доступом внутри предприятия.
• Универсальность. В электронном архиве могут храниться не только отсканированные документы, но и видео, аудио файлы, чертежи и изображения.

Выводы

Как видно, существует масса плюсов сканирования документов перед передачей на внеофисное ( хранение. Однако чтобы создать систему, соответствующую современным требованиям безопасности и удобства, требуется немалый опыт работы, профессионализм, а также, безусловно, соответствующее оборудование и программное обеспечение. Именно поэтому сканирование, систематизация и построение архива должны проводиться опытными и подготовленными людьми. Только в этом случае вы быстро и без усилий в любой ситуации найдете нужный документ, а информация о вашем предприятии никогда не попадет в чужие руки.