Передача документов внутри организации

Документация любого предприятия, коммерческой или некоммерческой организации должна быть не только доступна всем лицам, имеющим соответствующие права, но и передаваться из рук в руки по особому регламенту.

Для передачи документов используется не очень много способов

Несмотря на то, что на сегодняшний день все больше документов переводится в цифровой формат, остается немало бумаг, в частности, договоров с подписями ответственных лиц, которые требуют хранения в напечатанном виде.

При неправильной передаче бумаги могут потеряться

К сожалению, ситуации, когда важный документ «ушел» в неизвестном направлении, а без него невозможно выполнить то или иное действие (например, доказать свою правоту в суде или заключить сделку), возникают нередко.

Ошибки, характерные при неправильной передаче

Найти или восстановить утерянный документ бывает достаточно сложно — недостаточно просто снова его отпечатать, нужна еще и подлинная подпись и печать. Для того, чтобы таких ситуаций не возникало в принципе, на любом предприятии необходимо наладить грамотную передачу документов внутри организации. Это не просто мероприятие и выбор ответственного за наличие бумаг лица, но и целый комплекс внутренних правил и норм, согласно которым будет проводиться передача документов.

Организовать все самостоятельно, конечно же, можно, но

Далеко не всегда составленные неспециалистами в архивных вопросах правила эффективны. Зачастую просто ввести обязательную опись всех документов недостаточно. Необходимо и ввести регламент, согласно которому все данные по каждому акту передачи документа записывались бы в соответствующее место. Среди таких данных и информация о человеке, затребовавшем бумаги, и их полные наименования (либо идентификационные номера), и дата, и точное время передачи.

Только профессионал способен обеспечить правильную передачу документов

Занимаясь вопросами, связанными с хранением, описью, каталогизацией бумаг и документооборотом, мы можем гарантировать выполнение любой работы на высоком уровне. Даже в самых сложных случаях, где необходимо точно разграничить права доступа к тем или иным документам и отследить движение каждой бумаги, если она проходит через несколько рук поочередно, мы способны грамотно организовать документооборот, сделав так, чтобы ни одна бумага не затерялась. Чтобы избежать ошибок и потери документов, обращайтесь в специализированные организации