Передача документов в архив в электронном виде

Услуга передачи документации в архив в электронном виде – надежность, конфиденциальность, гарантии!

Современные системы документооборота компаний (в особенности крупных) требуют невероятно серьезного подхода и ответственности. В первую очередь это касается передачи документов в электронном виде в архив. Чтобы правильно организовать алгоритм передачи документов в архив, необходимо обладать знаниями и хорошо разбираться в этом довольно сложном вопросе.

Чтобы обеспечить высокую степень безопасности, на предприятии необходимо ввести необходимые правила:

Первое правило. Главным образом, это касается уровня физической защиты носителей. В архивах традиционного типа — в отдельном помещении даже если в нем все строго классифицировано, найти быстро нужный документ едва ли выйдет. Нередки случаи утери важных данных и кражи бумажных информационных носителей.

Вторым правилом, которое вы должны ввести у себя в компании, является защита за архивированных документов до подтверждения их физического уничтожения.

Третье правило – систематизация контроля слежения за безопасностью бумажного архива в отдельно взятом помещении. Это так же может вызвать немало сложностей. Отметим, что передача документов в архив в электронном виде по своей значимости полностью равна передаче бумажных носителей.

Физическая защита носителя

Что можно предпринять для улучшения ситуации с защитой носителя? Взять за правило своевременную передачу документов в архив в электронном виде.

Отметим, что самим проделывать эту процедуру крайне сложно, долго по времени и неудобно – каждый должен заниматься своим делом! Если нанимать штатную единицу – работника, который будет выполнять передачу документов в электронном виде – это может стать затратным для компании. В таком случае лучше всего обратиться к специалистам.

Мы возьмем на себя все обязанности по передаче архива в электронном виде, учтем все нюансы и специфику работы вашего предприятия.

Уничтожение документов, занесенных в электронный архив

Если переданные на хранение в архив документы существуют исключительно в электронном виде (наилучший вариант) без печатного дубликата, то в случае необходимости их легко уничтожить. Для этого нужный документ извлекается из электронного архива исключительно с разрешения начальства и под роспись сотрудника, и уничтожается с фиксацией данных: информации о сотруднике, проводившем мероприятие по уничтожению, идентификационного кода носителя, точной даты и методики уничтожения.

Работа с электронными архивами от «Столичный Архивист»

Обратившись в нашу компанию, вы можете не беспокоиться о необходимости пополнения электронного архива новыми документами, которые подлежат хранению. Мы возьмем данную работу на себя и будем выполнять ее в строгом соответствии с оговоренными требованиями. Работать с нами – ЛЕГКО!