Передача документов в архив в электронном виде

Услуга передачи документации в архив в электронном виде – надежность, конфиденциальность, гарантии!

Современные системы документооборота компаний (в особенности крупных) требуют невероятно серьезного подхода и ответственности. В первую очередь это касается передачи документов в электронном виде в архив. Чтобы правильно организовать алгоритм передачи документов в архив, необходимо обладать знаниями и хорошо разбираться в этом довольно сложном вопросе.

Чтобы обеспечить высокую степень безопасности, на предприятии необходимо ввести необходимые правила:

Первое правило. Главным образом, это касается уровня физической защиты носителей. В архивах традиционного типа - в отдельном помещении даже если в нем все строго классифицировано, найти быстро нужный документ едва ли выйдет. Нередки случаи утери важных данных и кражи бумажных информационных носителей.

Вторым правилом, которое вы должны ввести у себя в компании, является защита за архивированных документов до подтверждения их физического уничтожения.

Третье правило – систематизация контроля слежения за безопасностью бумажного архива в отдельно взятом помещении. Это так же может вызвать немало сложностей. Отметим, что передача документов в архив в электронном виде по своей значимости полностью равна передаче бумажных носителей.

Физическая защита носителя

Что можно предпринять для улучшения ситуации с защитой носителя? Взять за правило своевременную передачу документов в архив в электронном виде.

Отметим, что самим проделывать эту процедуру крайне сложно, долго по времени и неудобно – каждый должен заниматься своим делом! Если нанимать штатную единицу – работника, который будет выполнять передачу документов в электронном виде – это может стать затратным для компании. В таком случае лучше всего обратиться к специалистам.

Мы возьмем на себя все обязанности по передаче архива в электронном виде, учтем все нюансы и специфику работы вашего предприятия.

Уничтожение документов, занесенных в электронный архив

Если переданные на хранение в архив документы существуют исключительно в электронном виде (наилучший вариант) без печатного дубликата, то в случае необходимости их легко уничтожить. Для этого нужный документ извлекается из электронного архива исключительно с разрешения начальства и под роспись сотрудника, и уничтожается с фиксацией данных: информации о сотруднике, проводившем мероприятие по уничтожению, идентификационного кода носителя, точной даты и методики уничтожения.

Работа с электронными архивами от "Столичный Архивист"

Обратившись в нашу компанию, вы можете не беспокоиться о необходимости пополнения электронного архива новыми документами, которые подлежат хранению. Мы возьмем данную работу на себя и будем выполнять ее в строгом соответствии с оговоренными требованиями. Работать с нами – ЛЕГКО!


Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее