Передача документов на хранение

В результате экономической деятельности организации у нее собирается большое число документов, отражающих проведенные сделки, подписанные контракты, сданные отчеты и т.д. Одних только документов бухгалтерской отчетности и кадрового отдела собираются огромные стопки.

Отбор документов для передачи на хранение

Чтобы они не занимали место, организация должна передать документы на хранение в архив. Отбираются документы, оцениваются и передаются в архив в соответствии с правилами работы того архива, в который будут передаваться документы, а также с соблюдением указов Росархива.

Предоставление в архив подлинников документов

По правилам передачи документов на хранение в архив организация должна предоставить только подлинники этих бумаг. Только в редких случаях разрешается сдача заверенной копии.

Этапы передачи документов на архивное хранение

Перед тем, как документ попадет в архив, он должен пройти следующие этапы:

• Экспертизу ценности документов, в которую включается, как практическая, так научная значимость передаваемой информации в архив. Для того, чтобы провести эту процедуру, нужно составить экспертную комиссию. Обычно это группа сотрудников организации. Минимальное число человек комиссии равно трем субъектам. Как и у любой комиссии, эта группа имеет своего секретаря.
• Оформление документов при передачи документов в на хранение в архив происходит согласно правилам, которые выставляются главным архивом страны. Все документы должны иметь твердую обложку, пришитую очень прочными нитками. Каждый отдельный лист документа должен быть пронумерован простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Сдаваемый документ в архив не должен иметь более пятидесяти страниц. Весь документ в обязательном порядке в самом конце отмечается заверительной надписью, которая содержит подпись составителя документа и количество страниц документа. Обложка документов должна иметь всю информацию об организации, которую требует ГОСТ 17914-72.
• Опись документов внутри организации. В нее попадают документы постоянного и временного хранения. Что касается дел, которые имеют характер временного хранения, а точнее менее 10 лет, то на них обычно составляется акт уничтожения. Они не передаются в архив. Остальные документы распределяются на личные дела, ценные документы, особо ценные документы и т.д.

Проверка документов архивными органами

После того, как документы прошли все три этапа оформления, они передаются в архив на хранение. Перед тем, как принять документы на хранение, архивные органы проверяют их на правильность оформления, но об этом будет сказано в отдельной статье.