Столичный
Архивист
Пн-Чт: с 9.00 до 18.00 Пт: 9.00 до 17.00

Передача документов на хранение

В результате экономической деятельности организации у нее собирается большое число документов, отражающих проведенные сделки, подписанные контракты, сданные отчеты и т.д. Одних только документов бухгалтерской отчетности и кадрового отдела собираются огромные стопки.

Отбор документов для передачи на хранение

Чтобы они не занимали место, организация должна передать документы на хранение в архив. Отбираются документы, оцениваются и передаются в архив в соответствии с правилами работы того архива, в который будут передаваться документы, а также с соблюдением указов Росархива.

Предоставление в архив подлинников документов

По правилам передачи документов на хранение в архив организация должна предоставить только подлинники этих бумаг. Только в редких случаях разрешается сдача заверенной копии.

Этапы передачи документов на архивное хранение

Перед тем, как документ попадет в архив, он должен пройти следующие этапы:
  • Экспертизу ценности документов, в которую включается, как практическая, так научная значимость передаваемой информации в архив. Для того, чтобы провести эту процедуру, нужно составить экспертную комиссию. Обычно это группа сотрудников организации. Минимальное число человек комиссии равно трем субъектам. Как и у любой комиссии, эта группа имеет своего секретаря.
  • Оформление документов при передачи документов в на хранение в архив происходит согласно правилам, которые выставляются главным архивом страны. Все документы должны иметь твердую обложку, пришитую очень прочными нитками. Каждый отдельный лист документа должен быть пронумерован простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Сдаваемый документ в архив не должен иметь более пятидесяти страниц. Весь документ в обязательном порядке в самом конце отмечается заверительной надписью, которая содержит подпись составителя документа и количество страниц документа. Обложка документов должна иметь всю информацию об организации, которую требует ГОСТ 17914-72.
  • Опись документов внутри организации. В нее попадают документы постоянного и временного хранения. Что касается дел, которые имеют характер временного хранения, а точнее менее 10 лет, то на них обычно составляется акт уничтожения. Они не передаются в архив. Остальные документы распределяются на личные дела, ценные документы, особо ценные документы и т.д.

Проверка документов архивными органами

После того, как документы прошли все три этапа оформления, они передаются в архив на хранение. Перед тем, как принять документы на хранение, архивные органы проверяют их на правильность оформления, но об этом будет сказано в отдельной статье.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Сайт защищен технологиями reCAPTCHA и the Google конфиденциальность и условия использования.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее