Передача документов на государственное хранение – мероприятие важное и необходимое!

Рано или поздно в деятельности многих юридических лиц (фирм, предприятий, организаций и т.д.), независимо от сферы и масштабов их деятельности, настает такой момент, когда приходится передаваться часть документации на государственное хранение. Также передача документов на государственное хранение актуальна и для тех организаций, по отношению к которым было принято решение относительно завершения их деятельности, то есть ликвидации.

Далеко не все бумаги предназначены для размещения в госархивах

Передача документов на хранение включает в себя несколько важных этапов:

• во-первых, бумаги перед отправкой в архив следует тщательно подготовить;
• во-вторых, специалистами должна быть составлена детальная опись всей документации;
• в-третьих, нужно договориться с представителями архива о сроках предоставления документов и всех тонкостях передачи; 
• и четвертый шаг – сама передача бумаг по акту о приеме-передаче.

Работа над ошибками

Работники архива могут в процессе передачи документов найти некоторые недочеты в работе клиента, например, несоответствие перечня с предоставленными документами и пр. В таких случаях дефекты нужно исправлять или силами сотрудников компании, или специально обученными для этого квалифицированными специалистами.

Дополнительные тонкости

Например, документация не будет принята архивом без оценки ее физического состояния. Это делается с помощью визуального осмотра специалистами архивного учреждения. При оформлении специального акта, свидетельствующего о приеме-передаче документации, важно обратить внимание на наличие соответствующих подписей на бланках: подписи председателя ликвидационной комиссии и подписи руководителя архива. Описей документов должно быть четыре экземпляра, причем один из них передается председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему.

Подготовка сопроводительной документации

Также обязательно должен быть подготовлен так называемый научно-справочный аппарат, то есть специальная историческая справка архивного фонда компании, всевозможные указатели, предисловие к составленной описи, список сокращенных слов и т.д.