Оцифровка фондов

Не только требование времени, но и насущная необходимость для многих предприятий – перевод бумажного документооборота в электронный. Переход от массивных бумагохранилищ к мощным платформам-файлохранилищам может быть обусловлен как экономией площадей, так и налаживанием каналов максимально быстрого обмена документацией с подразделениями. А также созданием резервных копий документации, например, особенно ценной или ветхой (раритетных фотографий, рукописей и пр.).

Оцифровка фондов – процесс достаточно трудоемкий.

И требующий квалифицированных рук и специального оборудования: помимо знания алгоритма перевода бумажного фонда в электронный, необходим специальный сканер (или несколько) для идеального переведения в цифровой формат, а также специально подобранная программа по распознаванию оцифрованного документа, с тем чтобы текст можно было видоизменять при желании. И обработки моря документации – полистно, с расшивкой и обратным сшиванием дел.

«Столичный Архивист» выполняет оцифровку фондов, создание электронных хранилищ с высокими степенями защиты и обучает работе с такими архивами. Файлы вместо бумаг – это удобно, функционально, выгодно: экономятся офисные площади и затраты на их содержание, экономятся средства на обучение и оплату штатных архивистов, а главное – документооборот становится более удобным. Посредством электронных архивов, баз данных, размещенных на специальном сервере, можно и разгрузить компьютеры компании, и обеспечить бесперебойную работу с нужной документацией одновременно из разных офисов (точек продаж, филиалов). 

Что же такое оцифровка фондов

Оцифровка фондов – не одна операция, а комплекс: экспертиза ценности, систематизация (разбивка по категориям и, при необходимости, расшивка), само сканирование, верификация (или обработка изображения). Следует отметить, что промышленные сканеры, применяемые ООО «Столичным Архивист», обеспечивают максимально четкую, чистую и без затемнений картинку, исключают необходимость расшивки (например, книг).

Мы сэкономим силы ваших сотрудников

И исключим потери дел и отдельных бумаг. С оцифрованными файлами очень удобно работать – дополнять, компоновать, удалять, пересылать. Минимум усилий заказчика при максимуме удобств и доступных ценах. 

Оцифровка фондов очень удобна и при реорганизациях, переездах, так как исключает утерю и порчу бумажной массы. Мощное файловое хранилище защитит ваши уставные документы от рейдерского захвата (что сводит на нет функционирование компании), краж и вообще несанкционированного доступа (файлы зашифровываются). А документы, предназначенные для вечного хранения, сохранят все данные и не будут случайно испорчены.