Особенности сканирование документов в электронный архив

В современном бизнес-мире электронные архивы давно уже перестали быть роскошью, перейдя в категорию неотъемлемой составляющей эффективного документооборота. Сканирование документов в электронный архив позволит компании выйти на новый уровень.

С таким архивом появится возможность:

• обеспечить структурированное и централизованное хранение документов;
• практически мгновенно подбирать необходимые документы по запросу как сотрудников компании, так и внешних инстанций, будь то инспекции по труду или налоговые органы;
• свести риск порчи или утери документов к минимуму.

Процесс создания электронного архива

При этом создание электронного архива — довольно сложный и длительный процесс, который включает в себя не только этап сканирования в электронный архив документов, но и привязку получившихся сканов к карточке документа, снабжение файла необходимыми атрибутами (поставщик, номер, дата и так далее). Опустив этап атрибутирования и поместив скан-образы документов в архив без какой-либо системы, вы рискуете получить в результате бесформенную кучу электронных документов, в которой невозможно найти нужный файл.

Таким образом процесс перевода бумажного архива в электронный можно разделить на три этапа:

1. Сканирование документов в электронный архив. Осуществляется профессионалами на специализированном оборудовании, особенно, если речь идет о больших объемах документов.
2. Обработка получившихся сканов, их сравнение с оригинальными документами. Бывают случаи, когда даже самое качественное и технологичное оборудование дает сбой, и некоторые символы, элементы пропечатываются нечетко, поэтому обработка сканов часто бывает полезна.
3. Атрибутирование, то есть присвоение скан-образу уникального имени, с помощью которого файл будет привязан к документу. В качестве атрибутов могут выступать служебные данные или информация, содержащаяся в отсканированном документе.

При переводе бумажного архива в цифровой требуется обычно сканирование в электронный архив огромного количества документов, поэтому многие организации даже не пытаются справляться своими силами, а обращаются к профессионалам. Например, к специалистам компании «Столичный Архивист».

Сканирование документов в электронный архив от «Столичный Архивист»

Основное направление нашей компании — архивные услуги. В частности, если вам нужно оцифровать бумажный архив, если вас интересует сканирование в электронный архив большого количества документов, можете смело обращаться в нашу компанию: мы быстро и качественно выполним все поставленные перед нами задачи.

Мы гарантируем, что вы останетесь довольны совместным сотрудничеством, обращайтесь!