Организация хранения документов

Подавляющее количество документов в архивах хранятся на бумажных носителях. Несмотря на тенденцию использовать сканирование и распознавание данных, огромное количество документов на бумаге продолжает храниться в архивах нашей страны - и очень много документов прибывает с каждым днём.

Современные носители также имеют склонность к разрушению с течением времени

Организация хранения документов предполагает такой режим работы, при котором компенсируется химическая нестабильность материала носителя, агрессивное воздействие внешней среды и чрезвычайные ситуации.

Первый враг любого документа - естественное старение

Никакая организация хранения документов не может предотвратить деструкцию, вызванную естественными причинами, в частности, из-за естественных химических изменений. Старая бумага желтеет или буреет, теряет эластичность, становится ломкой. При неправильном уровне влажности бумага (как и любой другой органический материал) стареет намного быстрее.

Таким образом, организация хранения документов должна предполагать идеальный режим влажности и температуры. По отраслевому стандарту организации хранения документов температура воздуха должна составлять 18 градусов Цельсия (плюс минус два градуса), относительная влажность воздуха должна находиться в пределах от 50% до 60%.

Чем выше температура - тем выше вероятность ускорения естественных химических реакций

Чем выше влажность - тем выше шанс образование плесени. С другой стороны, слишком низкая температура повышает хрупкость документов, а слишком низкая влажность вызывает пересыхание бумаги. При уровне влажности ниже 30% бумага начинает терять свою химически связанную воду - и в структуре документов начинают происходить необратимые изменения.

Организация хранения документов, что это?

Организация хранения документов - это поддержание стабильного режима, оптимального для консервации бумаг. Стабильность режима не менее важна, нежели его правильность - даже при периодических суточных колебаниях в пределах 7-10% от норм возможно коробление бумаги и резкое уменьшение её срока хранения.

Температура и влажность регулируется с помощью вентиляции и отопления

Внимание! В архивах никогда не используются оконные кондиционеры, так как они в некоторых ситуациях обеспечивают резкие перепады температур. Для поддержания режима и контроля за состоянием микроклимата используется специальная аппаратура.

Наши услуги

Оцифровка
и сканирование
Подробнее
Архивация
документов
Подробнее
Уничтожение
документов
Подробнее
Сдача документов
в архив
Подробнее

Оставить заявку на архивные услуги

Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Читайте так же

Архивы Москвы заработали в обычном режиме Архивная жизнь налаживается , архивисты снова работают на всю мощность Подробнее
Международная конференция к 75 летию окончания Великой Отечественной Войны В Москве с 28-30 сентября пройдет Международная научная конференция посвященная 75-летию окончания Второй Мировой и Великой Отечественной Войны Подробнее
Переходим на семидневный режим работы В связи с текущей непростой ситуацией на рынке и для максимального удобства Заказчиков, с 12.05.2020 мы работаем 7 дней в неделю. Подробнее
Закон г.Москвы об Архивном фонде Москвы и Архивах в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3 Подробнее
Ввод анкет Небольшие аккуратные листы можно вручить партнёрам, клиентам, потенциальным сотрудникам, чтоб узнать о них побольше. Подробнее
Виды электронных архивов – полное сопровождение деятельности компании Даже у самых сильных компаний слабым звеном может стать документооборот Подробнее