Организация хранения документов

Подавляющее количество документов в архивах хранятся на бумажных носителях. Несмотря на тенденцию использовать сканирование и распознавание данных, огромное количество документов на бумаге продолжает храниться в архивах нашей страны — и очень много документов прибывает с каждым днём.

Современные носители также имеют склонность к разрушению с течением времени

Организация хранения документов предполагает такой режим работы, при котором компенсируется химическая нестабильность материала носителя, агрессивное воздействие внешней среды и чрезвычайные ситуации.

Первый враг любого документа — естественное старение

Никакая организация хранения документов не может предотвратить деструкцию, вызванную естественными причинами, в частности, из-за естественных химических изменений. Старая бумага желтеет или буреет, теряет эластичность, становится ломкой. При неправильном уровне влажности бумага (как и любой другой органический материал) стареет намного быстрее.

Таким образом, организация хранения документов должна предполагать идеальный режим влажности и температуры. По отраслевому стандарту организации хранения документов температура воздуха должна составлять 18 градусов Цельсия (плюс минус два градуса), относительная влажность воздуха должна находиться в пределах от 50% до 60%.

Чем выше температура — тем выше вероятность ускорения естественных химических реакций

Чем выше влажность — тем выше шанс образование плесени. С другой стороны, слишком низкая температура повышает хрупкость документов, а слишком низкая влажность вызывает пересыхание бумаги. При уровне влажности ниже 30% бумага начинает терять свою химически связанную воду — и в структуре документов начинают происходить необратимые изменения.

Организация хранения документов, что это?

Организация хранения документов — это поддержание стабильного режима, оптимального для консервации бумаг. Стабильность режима не менее важна, нежели его правильность — даже при периодических суточных колебаниях в пределах 7-10% от норм возможно коробление бумаги и резкое уменьшение её срока хранения.

Температура и влажность регулируется с помощью вентиляции и отопления

Внимание! В архивах никогда не используются оконные кондиционеры, так как они в некоторых ситуациях обеспечивают резкие перепады температур. Для поддержания режима и контроля за состоянием микроклимата используется специальная аппаратура.