Организация архивного хранения документов

Архивное хранение документов — неизбежность для любой компании. От его правильной организации во многом зависит работа любой фирмы. Беспроблемное и бесперебойное функционирование любой компании во многом зависит от сохранности и доступности документальной базы, собранной за все время её существования. А это значит, что необходимо уделить особое внимание такой вещи, как организация архивного хранения документов.

Кто отвечает за архив компании?

Многие компании предпочитают идти по наиболее привычному пути, оставляя такой процесс, как организация архивного хранения документов, в ведении отдела делопроизводства. Однако, на сегодняшний день уже понятно, что это не всегда удобно. Часто данный отдел просто не справляется с подобным объемом работ. К тому же, огромное количество различных архивных бумаг просто нецелесообразно хранить в одном месте с актуальной документацией, которая повседневно используется в работе.

Два способа хранения документов:

• создание отдельно структурного подразделения для этого вида работ;
• заключение договора с профессиональной архивной фирмой, выполняющей подобный вид работ.

Что необходимо знать!

Организация архивного хранения документов должна отвечать нескольким условиям:

• 1. Помещение, выделяемое под архив организации, должно отвечать нормам хранения бумажных или электронных носителей.
• 2. В независимости от выбранного способа создания архива, ответственность за его функционирование лежит на руководителе компании.
• 3. Любые действия, связанные с архивом фирмы, должны подчиняться нормам законодательства РФ.
• 4. В зависимости от того, кто именно обращается к документам архива, устанавливается строгий регламент сроков их использования.

Важность ответственного подхода

Архив любой компании предназначен для выполнения ряда важных задач. Помимо ежедневного обращения к архивной документации, необходимой в работе по той или иной причине, архив временами является единственным уникальным источником информации для проведения научных и социальных исследований. Именно поэтому стоит уделять особое внимание такому процессу, как организация архивного хранения документов.