Опись дел временного хранения

Опись дел является заключительным этапом работы с документацией перед передачей её в архив.

Существует четыре основных вида описи:

опись дел временного хранения (срок хранения таких дел составляет более 10 лет);
опись дел постоянного хранения;
опись дел по личному составу;
опись дел, характерных только для данной организации.

Опись дел временного хранения является систематизированным по тем или иным признакам перечнем заголовков дел, то есть, своеобразным архивным справочником.

Строгий учет и систематизация дел

За своевременное и правильное составление описей ответственность несет непосредственно руководитель структурного подразделения, к которому относятся дела. В большинстве организаций опись составляется сотрудниками отдела делопроизводства. При отсутствии такого отдела есть альтернативный вариант – обращение в специализированную фирму.

Удобный справочник упрощающий процесс поиска нужной информации

Как и все описи, опись дел временного хранения должна составляться по установленной форме и включать в себя ряд обязательных пунктов.

К ним относятся:

порядковый номер дела;
индекс дела;
заголовок дела, который должен полностью совпадать с заголовком, указанном на самом деле;
дата создания дела,-срок хранения дела;
количество дел, относящихся к одному вопросу;
примечание (указываются особенности дела).

Совокупность этих пунктов при составлении описи называются описательной статьей дела. Опись дел временного хранения должны быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении, а второй – передается инспектору делопроизводства.