Опись дел постоянного хранения

Составление описи перед передачей дел в архив является финальным этапом работы с документацией в делопроизводстве.

Описи дел делятся на 2 вида:

• опись дел постоянного хранения;
• описи дел временного и долговременного хранения (к делам долговременного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет).

Назначение описи дел постоянного хранения

Опись дел постоянного хранения — это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация.

Ведение описи дел постоянного хранения

В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота. Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений. Опись является необходимым учетным документом, а также обеспечивает возможность оперативного поиска информации среди большого количества документации.

Обязательные элементы описи дел

Опись дел постоянного хранения составляется по установленной норме и включает в себя ряд обязательных элементов. Их совокупность в описании каждого дела называется «описательной статьей».

Пункты описательной статьи

Описательная статья, которая сопровождает опись дел постоянного хранения, должна включать в себя следующие пункты:

• порядковый номер дела по описи,
• индекс дела,
• заголовок дела, который должен быть идентичен заголовку, указанному на обложке дела,
• дату дела,
• число листов в деле,
• примечание (если таковое существует).

Передача описи дел постоянного хранения

В соответствии с нормативными положениями, опись дел постоянного хранения ежегодно, в установленные сроки, должна передаваться либо в архив фирмы, либо в государственный архив. Если необходимо передать опись в государственный архив, то она составляется в четырех экземплярах. Для передачи в государственный архив необходимо утверждение описи руководителем организации и специальной архивной экспертной комиссией.

Опись дел постоянного хранения облегчает работу с большим объемом архивной документации и является необходимым нормативно-закрепленным процессом.